Giới thiệu về Công văn số 1585 TCT/DNK

Công văn số 1585 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành ngày 27/05/2004 hướng dẫn về các loại chứng từ, hóa đơn cần thiết khi thực hiện việc điều chuyển hàng hóa nội bộ giữa doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc như chi nhánh, cửa hàng. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý khi vận chuyển hàng hóa lưu thông trên đường.

Các quy định cốt lõi về chứng từ khi điều chuyển hàng hóa nội bộ

Theo nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế, khi điều chuyển hàng hóa cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán hoặc điều chuyển giữa các chi nhánh, cửa hàng với nhau, doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng một trong hai phương thức sử dụng hóa đơn, chứng từ sau:

Phương án 1: Sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc Hóa đơn bán hàng

• Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng làm chứng từ lưu thông trên đường, làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giữa các đơn vị.
• Phương thức này thường áp dụng khi doanh nghiệp muốn ghi nhận doanh thu ngay cho đơn vị phụ thuộc, hoặc khi đơn vị phụ thuộc thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ độc lập.

Phương án 2: Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

• Doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ do người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt để làm chứng từ hợp pháp đi đường.
• Khi hàng hóa được vận chuyển đến đơn vị phụ thuộc, đơn vị này có trách nhiệm quản lý, theo dõi và thực hiện bán hàng.
• Khi thực tế bán hàng hóa ra ngoài, đơn vị phụ thuộc phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo đúng quy định của pháp luật.
• Định kỳ (hàng tháng hoặc theo từng lần bán), đơn vị phụ thuộc phải lập Bảng kê hàng hóa thực tế bán ra gửi về văn phòng tổng công ty hoặc trụ sở chính.
• Căn cứ vào Bảng kê hàng hóa bán ra này, trụ sở chính sẽ lập hóa đơn GTGT xuất cho đơn vị phụ thuộc để làm cơ sở kê khai, nộp thuế GTGT và tính chi phí, doanh thu hợp lệ cho cả hai bên.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện

• Tính thống nhất trong áp dụng: Doanh nghiệp cần đăng ký phương thức áp dụng hóa đơn, chứng từ điều chuyển nội bộ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và phải áp dụng thống nhất phương thức đã chọn, tránh việc thay đổi tùy tiện giữa hai phương án trong cùng một kỳ kế toán.
• Yêu cầu về tính hợp pháp của chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Lệnh điều động nội bộ phải được in, phát hành và quản lý theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Các thông tin trên phiếu phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng về tên, địa chỉ đơn vị xuất, đơn vị nhận, chủng loại, số lượng và quy cách hàng hóa.
• Rủi ro khi thiếu chứng từ: Trường hợp điều chuyển hàng hóa nội bộ nhưng không xuất trình được hóa đơn hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hợp lệ khi cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, hàng hóa sẽ bị coi là không rõ nguồn gốc xuất xứ và bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về thương mại và quản lý thuế.