Tóm tắt Công văn số 1399 TCT/PCCS ngày 13/05/2004 của Tổng cục Thuế về việc thanh lý hoá đơn in hỏng

Công văn số 1399 TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 13/05/2004 hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục thanh lý và xử lý các loại hóa đơn bị in hỏng trong quá trình tạo phôi và in ấn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các cơ sở in và đơn vị đặt in thực hiện đúng quy định, ngăn ngừa việc lợi dụng hóa đơn hỏng vào các mục đích bất hợp pháp.

1. Quy định về việc xác định và lập biên bản thanh lý hóa đơn in hỏng

Trong quá trình in ấn hóa đơn, nếu phát hiện các sản phẩm bị lỗi, hỏng, không đạt tiêu chuẩn chất lượng, các bên liên quan phải thực hiện các bước sau:

• Tiến hành kiểm kê, phân loại và thống kê chi tiết số lượng, ký hiệu, mẫu số và số thứ tự của toàn bộ số hóa đơn bị in hỏng.
• Cơ sở in và đơn vị đặt in hóa đơn phải lập biên bản thanh lý hợp đồng in, trong đó ghi nhận cụ thể và chính xác số lượng hóa đơn thành phẩm đạt chất lượng bàn giao và số lượng hóa đơn bị in hỏng cần xử lý.

2. Thủ tục và phương pháp tiêu hủy hóa đơn in hỏng

Để đảm bảo an toàn và đúng quy định pháp luật, việc tiêu hủy hóa đơn in hỏng phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt:

• Các bên phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hoặc cử đại diện có thẩm quyền để giám sát trực tiếp quá trình tiêu hủy hóa đơn in hỏng.
• Quá trình tiêu hủy phải được lập thành biên bản tiêu hủy hóa đơn in hỏng, có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia giám sát.
• Phương pháp tiêu hủy phải đảm bảo hóa đơn bị phá hủy hoàn toàn, không thể phục hồi hoặc lợi dụng để sử dụng lại (như đốt, cắt nhỏ bằng máy hủy tài liệu, hoặc các biện pháp cơ học khác làm mất hoàn toàn hình dạng và nội dung trên hóa đơn).

3. Trách nhiệm báo cáo và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

Công văn cũng nhấn mạnh vai trò giám sát và lưu trữ hồ sơ của các đơn vị liên quan:

• Đơn vị đặt in và cơ sở in có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp về kết quả thanh lý hợp đồng và tiêu hủy hóa đơn in hỏng kèm theo các biên bản liên quan.
• Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc thanh lý, tiêu hủy hóa đơn (bao gồm hợp đồng in, biên bản thanh lý, biên bản tiêu hủy) phải được lưu trữ an toàn tại doanh nghiệp theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và quản lý hóa đơn để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế khi có yêu cầu.