Giới thiệu về Công văn số 137/TCT-CS

Công văn số 137/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài đối với khoản chi phí hoa hồng môi giới tiêu thụ sản phẩm phát sinh tại nước ngoài.

1. Điều kiện khấu trừ chi phí hoa hồng môi giới nước ngoài khi tính thuế TNDN

Để khoản chi phí hoa hồng môi giới tiêu thụ sản phẩm phát sinh ở nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện thực tế và hồ sơ pháp lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành:

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phí môi giới phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho việc tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp tại thị trường nước ngoài.
• Hợp đồng môi giới hợp pháp: Doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng môi giới bằng văn bản với tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài làm đại lý môi giới. Hợp đồng cần quy định rõ ràng về nội dung công việc môi giới, mức phí hoa hồng, phương thức thanh toán, thời hạn thực hiện và trách nhiệm của các bên.
• Chứng từ nghiệm thu và thanh toán: Phải có biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành hoặc bảng kê chi tiết sản phẩm tiêu thụ được qua môi giới có xác nhận của hai bên. Đồng thời, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) đối với các khoản thanh toán có giá trị theo quy định của pháp luật.
• Hóa đơn, chứng từ thương mại: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn hoặc chứng từ thương mại do bên môi giới nước ngoài phát hành phù hợp với thông lệ quốc tế và quy định pháp luật của nước sở tại để làm căn cứ hạch toán.

2. Quy định về Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) đối với dịch vụ môi giới phát sinh tại nước ngoài

Nghĩa vụ thuế nhà thầu đối với dịch vụ môi giới tiêu thụ sản phẩm ở nước ngoài được xác định dựa trên địa điểm thực hiện dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế nhà thầu:

• Trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu: Theo quy định tại Thông tư số 103/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, dịch vụ môi giới bán hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài mà toàn bộ hoạt động dịch vụ được thực hiện ở ngoài lãnh thổ Việt Nam thì không thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu tại Việt Nam. Do đó, tổ chức, cá nhân nước ngoài nhận hoa hồng môi giới cho việc tiêu thụ sản phẩm ngoài Việt Nam sẽ không phải nộp thuế nhà thầu đối với khoản thu nhập này.
• Trường hợp phát sinh nghĩa vụ thuế: Nếu dịch vụ môi giới có bất kỳ phần hoạt động nào được thực hiện tại Việt Nam hoặc thuộc các trường hợp quy định có liên kết tiêu dùng tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu thay cho nhà thầu nước ngoài trước khi thực hiện chi trả.

3. Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Khi thực hiện hạch toán và chi trả khoản hoa hồng môi giới phát sinh ở nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra:

• Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng: Mức chi hoa hồng môi giới phải phù hợp với hiệu quả kinh tế mang lại và được quy định cụ thể trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế môi giới của doanh nghiệp đã được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
• Kiểm soát hồ sơ giao dịch liên kết: Trường hợp bên nhận môi giới là bên có quan hệ liên kết với doanh nghiệp, giao dịch chi trả hoa hồng môi giới phải được chứng minh tuân thủ nguyên tắc giá thị trường và thực hiện kê khai giao dịch liên kết đầy đủ theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
• Lưu trữ hồ sơ chứng minh tính xác thực của giao dịch: Doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ các tài liệu chứng minh hoạt động môi giới thực tế đã diễn ra (như email trao đổi công việc, tài liệu giới thiệu sản phẩm của bên môi giới, danh sách khách hàng do bên môi giới tiếp cận thành công) để phục vụ công tác giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.