Giới thiệu về Công văn số 1276 TCT/PCCS

Công văn số 1276 TCT/PCCS được ban hành ngày 29/04/2004 bởi Tổng cục Thuế nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất phương án xử lý thuế, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí hợp lý đối với các trường hợp làm mất hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình hạch toán kế toán khi gặp sự cố thất lạc hóa đơn.

Các nội dung trọng tâm về xử lý thuế khi mất hóa đơn

Văn bản tập trung giải quyết các nguyên tắc và thủ tục cụ thể khi người mua hoặc người bán làm mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho khách hàng) để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp pháp, cụ thể như sau:

- Thủ tục xác nhận và lập biên bản mất hóa đơn

• Khi phát hiện mất hóa đơn liên 2, người mua và người bán phải tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó nêu rõ lý do mất, số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn, tên hàng hóa, dịch vụ và tổng giá trị thanh toán.
• Người bán có trách nhiệm sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, ký tên, đóng dấu xác nhận trên bản sao chụp và giao cho người mua. Bản sao chụp này phải có sự xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật của người đại diện theo pháp luật của bên bán.
• Người mua sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

- Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý

• Để được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp mua hàng phải chứng minh được giao dịch mua bán là có thật và hợp pháp.
• Doanh nghiệp phải xuất trình được chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với các giao dịch bắt buộc) hoặc các chứng từ chứng minh việc giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán liên quan đến hóa đơn bị mất.
• Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra phát hiện việc mất hóa đơn không khai báo hoặc có dấu hiệu gian lận, trốn thuế thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

- Quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

• Hành vi làm mất hóa đơn (kể cả mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập) đều bị xử phạt vi phạm hành chính về chế độ hóa đơn, chứng từ theo các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm xảy ra hành vi.
• Mức xử phạt sẽ phụ thuộc vào nguyên nhân mất, đối tượng làm mất (người mua hay người bán) và việc có khai báo kịp thời với cơ quan thuế trực tiếp quản lý hay không.
• Việc nộp phạt vi phạm hành chính là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ xem xét khấu trừ thuế và tính chi phí đối với hóa đơn bị mất đó.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc giám sát và xử lý

• Cơ quan thuế trực tiếp quản lý người nộp thuế có trách nhiệm tiếp nhận khai báo mất hóa đơn, tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính xác thực của giao dịch giữa bên mua và bên bán.
• Thực hiện thanh tra, kiểm tra chéo giữa hai đơn vị (bên bán và bên mua) để ngăn chặn tình trạng lợi dụng việc mất hóa đơn để hợp thức hóa chứng từ khống hoặc trốn thuế.
• Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng các bước kê khai, điều chỉnh thuế liên quan đến hóa đơn bị mất theo đúng quy định pháp luật.