Giới thiệu về Công văn số 1273 TCT/PCCS

Công văn số 1273 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 29/04/2004 nhằm hướng dẫn các Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp về việc quản lý, đăng ký và sử dụng hoá đơn tự in. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp chuyển dịch từ việc mua hoá đơn của cơ quan thuế sang chủ động tự in hoá đơn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp giảm thiểu thủ tục hành chính và tăng tính chủ động cho doanh nghiệp.

Điều kiện đối với doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in

Để được phép tự in hoá đơn, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán tại thời điểm đó, bao gồm:

• Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp.
• Có hệ thống thiết bị máy móc, máy tính và phần mềm ứng dụng đảm bảo cho việc in hoá đơn tự động, chính xác và bảo mật.
• Có hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Không có hành vi vi phạm nghiêm trọng về pháp luật thuế, đặc biệt là các vi phạm liên quan đến hoá đơn, chứng từ trong thời gian quy định trước khi nộp hồ sơ xin tự in hoá đơn.

Thủ tục và hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hoá đơn tự in phải lập và nộp hồ sơ lên cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ bao gồm các tài liệu cốt lõi sau:

• Đơn xin sử dụng hoá đơn tự in (theo mẫu quy định), trong đó nêu rõ lý do, năng lực công nghệ và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của hoá đơn.
• Mẫu thiết kế hoá đơn tự in dự kiến sử dụng, đảm bảo hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng cộng tiền thanh toán.
• Bản thuyết minh về quy trình in, phần mềm quản lý in hoá đơn và các biện pháp bảo mật chống làm giả hoá đơn.

Quy trình phê duyệt của cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra và xử lý theo quy trình:

• Tiến hành thẩm định hồ sơ, kiểm tra thực tế điều kiện cơ sở vật chất, phần mềm quản lý của doanh nghiệp nếu cần thiết.
• Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế phải ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối (nêu rõ lý do) việc cho phép doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in.
• Cấp mã số ký hiệu hoá đơn tự in riêng biệt cho từng doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý và đối chiếu dữ liệu.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn tự in

Doanh nghiệp được chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý và báo cáo:

• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, an toàn và bảo mật của hệ thống tự in hoá đơn.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn định kỳ (hàng quý, hàng năm) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nêu rõ số lượng hoá đơn đã sử dụng, hoá đơn bị xoá bỏ, huỷ bỏ hoặc bị mất.
• Kịp thời thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế trong trường hợp xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hoá đơn hoặc thay đổi phần mềm, công nghệ in hoá đơn.