Tóm tắt Công văn số 1267 TCT/DNNN về việc sử dụng hoá đơn, chứng từ

Công văn số 1267 TCT/DNNN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 29/04/2004 nhằm hướng dẫn chi tiết các cơ sở kinh doanh về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường. Đây là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp và các cơ quan quản lý thuế, lực lượng kiểm tra liên ngành thống nhất phương thức kiểm soát tính hợp pháp của hàng hóa vận chuyển trên đường.

Các quy định cốt lõi về sử dụng hóa đơn, chứng từ khi lưu thông hàng hóa:

• Trường hợp xuất hàng hóa cho chi nhánh, cửa hàng phụ thuộc: Khi điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng, doanh nghiệp phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Trường hợp chi nhánh, cửa hàng tự bán hàng và nộp thuế riêng thì phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.
• Trường hợp xuất hàng cho đại lý ký gửi: Khi xuất hàng hóa cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, cơ sở kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương thức sử dụng chứng từ: Sử dụng hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) hoặc sử dụng Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Trường hợp xuất hàng hóa đi bán lưu động: Doanh nghiệp khi xuất hàng hóa đi bán lưu động bằng xe ô tô hoặc các phương tiện khác phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi thực tế bán hàng, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua theo đúng quy định.
• Yêu cầu đối với hàng hóa xuất khẩu: Đối với hàng hóa vận chuyển từ kho nội địa đến cửa khẩu để xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Lệnh điều động nội bộ kèm theo hợp đồng xuất khẩu hoặc tờ khai hải quan đã làm thủ tục để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Nguyên tắc kiểm tra và xử lý vi phạm của cơ quan chức năng:

• Tính hợp pháp của chứng từ: Các loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý phải được đăng ký, phát hành và quản lý chặt chẽ như hóa đơn tự in hoặc hóa đơn do cơ quan thuế phát hành.
• Xử lý trường hợp không có chứng từ hợp lệ: Hàng hóa lưu thông trên đường không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo hướng dẫn tại Công văn này sẽ bị coi là hàng hóa trốn thuế hoặc không rõ nguồn gốc xuất xứ. Cơ quan thuế và các lực lượng chức năng có quyền tạm giữ, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế theo quy định của pháp luật hiện hành.

Lưu ý: Nội dung tóm tắt trên dựa trên các quy định pháp lý tại thời điểm ban hành Công văn số 1267 TCT/DNNN năm 2004. Doanh nghiệp cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ hiện hành để áp dụng chính xác nhất.