Kính gửi: Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

Ngày 17 tháng 9 năm 2008, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ đã gửi tới các bộ, cơ quan ngang bộ Tài liệu "Giới thiệu tổng quan về Đề án 30 và hướng dẫn việc thống kê thủ tục hành chính" phục vụ công tác thống kê, rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính theo quy định tại Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 và Quyết định số 07/QĐ-TTg ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ (Công văn số 88/CCTTHC).

Để đảm bảo thực hiện theo đúng nội dung và kế hoạch thống kê tại Tài liệu nêu trên, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ đề nghị các đồng chí chỉ đạo Tổ công tác thực hiện Đề án 30 của bộ, cơ quan ngang bộ và các vụ, cục đơn vị trực thuộc thực hiện các công việc dưới đây:

1. Tổ chức thống kê tất cả các thủ tục hành chính trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với cá nhân, tổ chức đang được thực hiện tại các cấp chính quyền liên quan đến hoạt động kinh doanh và đời sống của nhân dân thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của bộ, cơ quan ngang bộ, bao gồm cả các thủ tục hành chính mà bộ, cơ quan ngang bộ đang trực tiếp thực hiện theo đúng hướng dẫn tại điểm 2 mục II Phần 2 (tr.19) Tài liệu "giới thiệu tổng quan về Đề án 30 và hướng dẫn việc thống kê thủ tục hành chính".

Không thống kê các thủ tục hành chính sau:

- Thủ tục hành chính trong nội bộ cơ quan hành chính nhà nước;

- Thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước không liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức;

- Thủ tục hành chính liên quan đến bí mật nhà nước, an ninh quốc gia;

- Thủ tục thanh tra;

- Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính.

2. Việc thống kê thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính, phí, lệ phí trong trường hợp thủ tục hành chính có thu phí, lệ phí được thực hiện thông qua Biểu mẫu 1 theo đúng hướng dẫn của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ (đính kèm). Tài liệu hướng dẫn điền Biểu mẫu 1 đã được chi tiết hoá với ví dụ minh họa để tạo điều kiện thuận tiện cho các cơ quan trong quá trình thực hiện thống kê thủ tục hành chính.

3. Các bộ: Xây dựng, Tài nguyên và Môi trường, Công thương, Tài chính, Tư pháp, Kế hoạch và Đầu tư, Công an cần ưu tiên tổ chức thống kê ngay thủ tục hành chính trong các lĩnh vực trọng điểm được quy định tại điểm a mục 4 phần II Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ năm BCH TƯ Đảng khóa X về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của bộ máy nhà nước ban hành kèm theo Nghị quyết số 53/2007/NQ-CP ngày 07 tháng 11 năm 2007 của Chính phủ trước khi chuyển sang thống kê các ngành, lĩnh vực khác.

4. Thời gian thống kê thủ tục hành chính của các bộ, cơ quan ngang bộ bắt đầu từ ngày 01 tháng 11 năm 2008 đến hết ngày 31 tháng 01 năm 2009. Định kỳ 20 ngày/lần các đơn vị thực hiện việc thống kê phải gửi kết quả thống kê về Tổ công tác thực hiện Đề án 30 của bộ, cơ quan ngang bộ để kiểm tra chất lượng, tổng hợp, nhập Biểu mẫu 1 vào cơ sở dữ liệu trung tâm và chuyển hồ sơ (bản in và bản file điện tử) kèm theo danh sách các thủ tục hành chính đã được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phê duyệt về Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ làm hai đợt: đợt 1 - gửi trước ngày 31/12/2009; đợt 2 - trước ngày 01/02/2009.

Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ đề nghị các đồng chí quan tâm chỉ đạo./

BIỂU MẪU 1

(Kèm theo Công văn số 125/CCTTHC ngày 04 tháng 11 năm 2008 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

HƯỚNG DẪN ĐIỀN BIỂU MẪU 1

(Kèm theo Công văn số 125/CCTTHC ngày 04 tháng 11 năm 2008 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ)

Câu 1. Số hồ sơ: Để trống.

Câu 2. Cơ quan thống kê

Điền tên cơ quan được giao trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc thống kê thủ tục hành chính (sau đây viết tắt là TTHC):

- Vụ, cục, đơn vị trực thuộc (đối với bộ, cơ quan ngang bộ);

- Cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là UBND cấp tỉnh), Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế mở, khu công nghệ cao, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND cấp xã (đối với UBND cấp tỉnh).

Lưu ý: Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh, cấp huyện không phải thống kê TTHC.

Câu 3. Tên TTHC

- Tên TTHC phải được nêu chính xác theo quy định của văn bản, ví dụ: Cấp giấy phép kinh doanh vũ trường; cấp giấy phép kinh doanh karaoke, cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu ......

- Trường hợp một TTHC được tách thành nhiều TTHC nhỏ để áp dụng trên thực tế thì đặt tên một cách chính xác nhất đối với các TTHC đó. Việc tách TTHC căn cứ vào đối tượng, cơ quan thực hiện, thành phần hồ sơ, yêu cầu, điều kiện để thực hiện TTHC .....

Ví dụ 1: Thủ tục đổi giấy phép lái xe được chia thành các thủ tục sau:

- Thủ tục đổi giấy phép lái xe do ngành công an cấp;

- Thủ tục đổi giấy phép lái xe do ngành quân đội cấp;

- Thủ tục đổi giấy phép lái xe do ngành giao thông vận tải cấp ...

Ví dụ 2:

Theo quy định của pháp luật về hôn nhân, gia đình có yếu tố nước ngoài, đối với thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, pháp luật quy định địa điểm đăng ký kết hôn, thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, yêu cầu về thành phần hồ sơ... khác nhau, cho nên để đảm bảo mô tả rõ ràng về các bộ phận cấu thành của TTHC, trong trường hợp này, nên tách thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài thành: thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam; thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại cơ quan ngoại giao, lãnh sự; thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài ở khu vực biên giới.

Câu 4. Lĩnh vực thống kê

TTHC thuộc ngành, lĩnh vực nào thì ghi ngành, lĩnh vực đó (theo danh mục ngành, lĩnh vực tại Phụ lục 1 gửi kèm Tài liệu "Giới thiệu tổng quan về Đề án 30 và hướng dẫn việc thống kê TTHC").

Câu 5. Trình tự thực hiện

Nêu thứ tự các bước thực hiện TTHC:

- Các bước thực hiện đối với cá nhân, tổ chức: mô tả rõ cá nhân, tổ chức phải thực hiện theo trình tự nào của TTHC, trong đó có thể chỉ dẫn trình tự để cá nhân, tổ chức hoàn chỉnh các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ.

- Các bước thực hiện đối với cơ quan hành chính nhà nước (chỉ mô tả các bước mà cơ quan hành chính nhà nước thực hiện tương ứng với các bước mà cá nhân, tổ chức phải thực hiện, đồng thời nêu rõ các bước có liên quan đến các cơ quan hành chính khác (nếu có).

Lưu ý :

- Không mô tả các bước trong nội bộ cơ quan hành chính;

- Trường hợp văn bản có quy định về trình tự thực hiện, thì cần mô tả đầy đủ các bước thực hiện theo quy định của văn bản và được áp dụng trên thực tế.

Câu 6. Cách thức thực hiện

Nêu cách thức thực hiện TTHC theo đúng quy định tại văn bản hoặc được cơ quan thực hiện TTHC quy định bổ sung, bao gồm các cách thức như:

- Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước;

- Qua Internet;

- Thông qua hệ thống bưu chính;

- Hoặc cách thức khác (mô tả rõ).

Câu 7. Hồ sơ

Liệt kê đầy đủ, rõ ràng, thành phần hồ sơ, các loại giấy tờ yêu cầu phải cung cấp.

Lưu ý:

- Nêu đủ số lượng yêu cầu của các giấy tờ phải có trong thành phần hồ sơ.

- Yêu cầu về văn bản (Ví dụ: bản chính, bản sao y, bản sao có chứng thực... ).

- Nêu số lượng bộ hồ sơ phải cung cấp theo quy định (Đơn vị tính là bộ).

Câu 8. Thời hạn giải quyết

- Ghi chính xác thời hạn để giải quyết xong TTHC theo quy định tại các văn bản (ghi rõ ngày hoặc ngày làm việc).

- Trường hợp có nhiều cơ quan phối hợp giải quyết, ghi rõ thời hạn giải quyết đối với từng cơ quan.

Câu 9. Cơ quan thực hiện TTHC

Theo quy định của văn bản, lựa chọn theo các tiêu chí được chỉ dẫn sau đây để điền chính xác tên cơ quan thực hiện TTHC:

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định: là cơ quan hoặc người ra quyết định cuối cùng về kết quả của việc thực hiện TTHC. Ví dụ: trong thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam, thì người ra quyết định cuối cùng là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có). Ví dụ: Sở Tài nguyên và Môi trường được Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh uỷ quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho tổ chức.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: là cơ quan chức năng được giao nhiệm vụ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức.

- Cơ quan phối hợp thực hiện (là cơ quan tham gia giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu hoặc đề nghị của cơ quan trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính).

Câu 10. Đối tượng thực hiện TTHC

Đối tượng thực hiện TTHC là cá nhân, tổ chức được thụ hưởng kết quả của việc thực hiện TTHC. Nếu đối tượng thực hiện TTHC thuộc các nhóm khác nhau, thì đánh dấu vào các nhóm đối tượng đó.

Câu 11. TTHC này có yêu cầu phải hoàn thành mẫu đơn, mẫu tờ khai không?

- Chọn Có hoặc Không.

- Nếu Có, ghi rõ tên mẫu đơn, mẫu tờ khai; tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của các văn bản ban hành mẫu đơn, mẫu tờ khai, đồng thời đính kèm mẫu đơn, mẫu tờ khai đó.

Câu 12. Phí, lệ phí

- Chọn Có hoặc Không.

- Nếu Có, nêu cụ thể từng mức phí, lệ phí (đơn vị đồng); tên, số và ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của các văn bản quy định về phí, lệ phí.

Câu 13. Kết quả của việc thực hiện TTHC

- Lựa chọn trong danh mục cho sẵn để đánh dấu kết quả của việc thực hiện TTHC vào các ô tương ứng.

- Nếu kết quả của việc thực hiện TTHC là loại khác, không có trong danh mục kết quả TTHC cho sẵn, thì chọn ô "loại khác" và điền chính xác, cụ thể, rõ ràng tên kết quả đó.

Câu 14. Ngoài các quy định về thủ tục, có các yêu cầu hoặc điều kiện nào để được cấp một trong các loại giấy nêu tại Câu 13 hay không?

Nêu đầy đủ các yêu cầu hoặc điều kiện và trích yếu cụ thể tên, điều, khoản, điểm, số và ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của các văn bản quy định về các yêu cầu hoặc điều kiện đó.

Ví dụ:

- Điều kiện để được cấp chứng chỉ hành nghề y dược tư nhân, điều kiện để được cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh vũ trường...;

- Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch giấy tờ, yêu cầu hai bên đương sự phải trực tiếp đến nộp hồ sơ trong thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; yêu cầu công dân khi đến nộp hồ sơ đăng ký kết hôn tại khu vực biên giới phải xuất trình chứng minh nhân dân biên giới hoặc giấy tờ chứng minh việc thường trú tại khu vực biên giới kèm theo giấy tờ tùy thân khác của đương sự để kiểm tra (đối với công dân Việt Nam), phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước láng giềng cấp cho công dân nước đó thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam hoặc trường hợp không có giấy tờ tuỳ thân này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh việc thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam kèm theo giấy tờ tuỳ thân khác của đương sự để kiểm tra (đối với công dân nước láng giềng).

Câu 15. Căn cứ pháp lý của TTHC

Đánh dấu và nêu cụ thể tên, điều, khoản, điểm, số và ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, ngày có hiệu lực, trích yếu nội dung của từng loại văn bản quy định TTHC vào ô và cột tương ứng.

Câu 16. Thông tin liên hệ

Ghi họ tên, địa chỉ cơ quan, địa chỉ email và số điện thoại cơ quan của người trực tiếp điền Biểu mẫu để Tổ công tác liên hệ trao đổi thông tin khi cần thiết.

Nếu có sự thay đổi thông tin liên hệ, người trực tiếp điền Biểu mẫu cần thông báo ngay cho Tổ công tác./.