Tóm tắt Công văn số 1133 TCT/AC ngày 27/03/2003 của Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính về việc xử lý mất hóa đơn

Công văn số 1133 TCT/AC do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất biện pháp xử lý vi phạm và giải quyết quyền lợi thuế cho doanh nghiệp trong trường hợp làm mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) liên 2 (liên giao cho khách hàng).

1. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Văn bản xác định rõ việc làm mất hóa đơn là hành vi vi phạm chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ kế toán và phải bị xử lý nghiêm khắc:

• Đối với bên bán: Nếu làm mất hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), bên bán sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định pháp luật hiện hành về quản lý hóa đơn tại thời điểm vi phạm.
• Đối với bên mua: Trường hợp bên mua làm mất hóa đơn liên 2 đã giao để làm chứng từ thanh toán và kê khai thuế, bên mua cũng phải chịu hình thức xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất chứng từ kế toán.

2. Thủ tục và điều kiện để được chấp nhận khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý

Để tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp vô ý làm mất hóa đơn liên 2 nhưng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật, Tổng cục Thuế hướng dẫn quy trình thủ tục để người mua được chấp nhận kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Báo cáo mất hóa đơn: Doanh nghiệp làm mất hóa đơn phải lập báo cáo mất hóa đơn và gửi ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để theo dõi, giám sát.
• Lập biên bản xác nhận sự việc: Người mua và người bán phải lập biên bản ghi nhận rõ sự việc mất hóa đơn liên 2. Biên bản phải thể hiện đầy đủ các thông tin: số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán và số thuế GTGT tương ứng. Biên bản này phải có chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của cả hai bên.
• Cung cấp bản sao chụp liên 1: Người bán có trách nhiệm sao chụp liên 1 (liên lưu tại người bán) của hóa đơn bị mất, thực hiện ký tên và đóng dấu xác nhận của người bán trên bản sao chụp này để giao cho người mua. Người bán phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của bản sao chụp đó.
• Chứng minh giao dịch thực tế: Người mua phải xuất trình đầy đủ các chứng từ thanh toán liên quan (như chứng từ thanh toán qua ngân hàng, phiếu chi, biên bản giao nhận hàng hóa) để chứng minh giao dịch mua bán giữa hai bên là có thật.

3. Trách nhiệm kiểm tra và xử lý của cơ quan thuế

Công văn quy định cụ thể trách nhiệm của cơ quan thuế địa phương trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ mất hóa đơn:

• Kiểm tra tính hợp pháp: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp người mua có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên bản sao chụp liên 1 (có xác nhận của người bán) với các dữ liệu kê khai thuế của người bán để đảm bảo tính đồng nhất và hợp pháp của hóa đơn.
• Xử phạt trước, giải quyết quyền lợi sau: Cơ quan thuế chỉ xem xét, chấp nhận cho người mua được sử dụng bản sao chụp liên 1 để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý sau khi đã thực hiện xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.

4. Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn số 1133 TCT/AC là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thiết thực, giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ và luân chuyển chứng từ. Quy định này vừa đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật thuế thông qua việc xử phạt hành vi vi phạm, vừa tạo cơ chế linh hoạt bảo vệ quyền lợi chính đáng của người nộp thuế khi chứng minh được tính trung thực, khách quan của giao dịch kinh tế phát sinh.