Thời gian vừa qua, một số Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở (QTDCS) có chất lượng hoạt động tốt và đội ngũ cán bộ có khả năng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ về ngoại tệ đã được Ngân hàng Nhà nước cho phép làm đại lý đổi ngoại tệ cho các Tổ chức tín dụng được phép hoạt động ngoại hối (TCTD ủy nhiệm). Để thống  nhất  hạch  toán  kế  toán  một  số  nghiệp  vụ  liên  quan  đến  ngoại  tệ  tại QTDCS như nghiệp vụ làm đại lý đổi ngoại tệ cho TCTD ủy nhiệm và nghiệp vụ đại lý chi trả kiều hối, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) hướng dẫn các QTDCS hạch toán như sau:

A- Tỷ giá áp dụng để hạch toán tại các tài khoản ngoại tệ

- Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam là tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm/ngày phát sinh nghiệp vụ.

- Tỷ giá áp dụng quy đổi cuối tháng (để lập báo cáo) số dư tất cả các tài khoản thuộc khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam với  đồng đôla Mỹ do Ngân hàng Nhà nước (NHNN) công bố vào ngày cuối tháng.

- Đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam.

B- Hạch toán nghiệp vụ đại lý chi trả kiều hối:

I- Nguyên tắc chung:

- Hoạt động đại lý chi trả kiều hối đối với QTDCS thực hiện theo Quyết định  số  878/2002/QĐ-NHNN  ngày  19/8/2002  của  Thống  đốc  NHNN  về  việc sửa  đổi,  bổ  sung  một  số  điều  tại  Thông  tư  số  02/2000/TT-NHNN  ngày 24/02/2000  của  NHNN  hướng  dẫn  thi  hành  Quyết  định  số  170/1999/QĐ-TTg ngày 19/8/1999 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản khác có liên quan đến quản lý ngoại hối và QTDCS.

- Hoạt động đại lý chi trả kiều hối được thực hiện theo thỏa thuận giữa các bên tại Hợp đồng đại lý chi trả kiều hối trên cơ sở tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý ngoại hối và các quy định của pháp luật có liên quan.

II- Hạch toán kế toán:

1. Trường hợp TCTD uỷ nhiệm chuyển tiền chi trả bằng ngoại tệ:

1.1- Khi QTDCS nhận ngoại tệ ký quỹ/ ứng trước từ các TCTD để chuyển cho người thụ hưởng, kế toán hạch toán:

Số ngoại tệ ứng trước*tỷ giá NHNN công bố tại ngày giao dịch

Nợ TK 1031- Ngoại tệ tại đơn vị

(Chi tiết theo loại ngoại tệ)

Có TK 4599- Các khoản chờ thanh toán khác

(Chi tiết theo loại ngoại tệ)

Số ngoại tệ mua vào* tỷ giá NHNN công bố tại ngày giao dịch

2.2.2.Trường hợp giá mua của QTDCS thấp hơn giá thông báo của TCTD

uỷ nhiệm (Số tiền VNĐ TCTD uỷ nhiệm trả cho QTDCS lớn hơn số tiền VNĐ mà QTDCS ứng trước để mua số ngoại tệ bán ra tương ứng)::

Nợ TK 1011- Tiền mặt tại đơn vị: Số tiền VNĐ TCTD uỷ nhiệm trả cho QTDCS

Có TK 359- Các khoản khác phải thu: số tiền VNĐ mà QTDCS ứng trước để (Tiểu khoản chi tiết theo loại ngoại tệ) mua số ngoại tệ bán ra tương ứng

Có TK 719- Thu khác từ hoạt động dịch vụ: Số tiền VNĐ TCTD uỷ nhiệm trả cho QTDCS (không bao gồm khoản phí nhận được) trừ(-) số tiền VNĐ mà QTDCS ứng trước để mua số ngoại tệ bán ra tương ứng -Thuế giá trị gia tăng phải nộp .

Có  TK  4531-  Thuế GTGT phải nộp: Số tiền thuế giá trị  gia tăng phải nộp

3-  Khi QTDCS nhận được khoản phí hoa hồng từ dịch vụ làm đại lý thu đổi ngoại tệ cho TCTD ủy nhiệm, kế toán hạch toán:

Nợ TK thích hợp (tiền mặt, tiền gửi...)

Có TK 71402- Thu từ nghiệp vụ bàn đổi ngoại tệ

Có TK 4531- Thuế GTGT phải nộp

D- Đánh giá lại số dư các tài khoản ngoại tệ:

1-  Đánh  giá  lại  số  dư  các  tài  khoản  ngoại  tệ  vào  ngày  cuối  tháng:

QTDCS tiến hành đánh giá lại số dư Việt Nam đồng của các tài khoản ngoại tệ, số chênh lệch được kết chuyển vào tài khoản 631, như sau:

1.1- Đối với số ngoại tệ tiền mặt theo dõi trên tài khoản 1031- “Ngoại tệ tại đơn vị”:

1.1.1- Nếu tỷ giá tăng:

Nợ TK 1031- Ngoại tệ tại đơn vị

Có TK 6311- Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại vào thời điểm lập Báo cáo

1.1.2- Nếu tỷ giá giảm: Ghi bút toán ngược lại trường hợp 1.1.1.

1.2- Đối với số ngoại tệ giữ hộ, đợi thanh toán theo dõi trên tài khoản 45- Các khoản phải trả cho bên ngoài(Bao gồm TK 4521-Tiền giữ hộ và đợi thanh toán; TK 4599-Các khoản chờ thanh toán khác)

1.2.1- Nếu tỷ giá tăng:

Nợ TK 6311- Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại vào thời điểm lập Báo cáo

Có TK 45- Các khoản phải trả cho bên ngoài

1.2.2- Nếu tỷ giá giảm: Ghi bút toán ngược lại trường hợp 1.2.1.

Sau khi đánh giá lại số dư Việt Nam đồng của các tài khoản ngoại tệ, số phát  sinh  bên  Nợ  và  bên  Có  trên  tài  khoản  6311  bằng  nhau  và  tài  khoản  này không có số dư.

2- Trường hợp đặc biệt phải đánh giá lại số dư các tài khoản ngoại tệ vào ngày trong tháng:

Trường hợp đặc biệt, tỷ giá quy đổi ngoại tệ tại thời điểm chi trả cao hơn tỷ giá quy đổi ngoại tệ tại thời điểm QTDCS nhận về, đồng thời số dư ngoại tệ của các tài khoản ngoại tệ là số nhỏ hoặc bằng không, có thể số dư VNĐ được phản ánh trên TK 103 “Tiền mặt ngoại tệ”có số dư có, trên TK 45 “Các khoản phải trả cho bên ngoài” có số dư nợ, khi đó QTDCS thực hiện đánh giá lại số dư các tài khoản ngoại tệ này ngay tại ngày phát sinh trường hợp đặc biệt nêu trên. Các  bút  toán  hạch  toán  đánh  giá  lại  số  dư  Việt  Nam  đồng  trên  các  tài  khoản ngoại tệ được thực hiện như điểm 1 mục D.

E. Cuối tháng, QTDCS phải thực hiện sao kê chi tiết các khoản còn phải chi trả/thanh toán của nghiệp vụ chi trả kiều hối, nghiệp vụ đại lý đổi ngoại tệ (bảng  kê  từng  nghiệp  vụ)  và  đối  chiếu  đảm  bảo  khớp  đúng  với  số  dư  các  tài khoản 4521, TK 4599.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Ngân hàng nhà nước Việt Nam (Vụ Kế toán- Tài chính) để kịp thời hướng dẫn, xử lý.