Tổng quan về Công văn 9939/CT-TTHT năm 2019

Công văn 9939/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là các nội dung liên quan đến chữ ký số của người mua và tính hợp lệ của các chỉ tiêu trên hóa đơn.

1. Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn đưa ra các hướng dẫn cụ thể về lộ trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn trong giai đoạn giao thời giữa các quy định pháp luật cũ và mới:

• Sử dụng song song hóa đơn: Trong thời gian từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, nếu cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy (đặt in, tự in) hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi: Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã), doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi theo đúng thời hạn và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nghĩa vụ truyền dữ liệu: Đối với các doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử mà vẫn tiếp tục dùng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

2. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi được hướng dẫn tại Công văn 9939/CT-TTHT là việc xác định tính bắt buộc của chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử:

• Trường hợp miễn chữ ký số của người mua: Người mua không nhất thiết phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử nếu người mua là cá nhân, hộ kinh doanh hoặc các tổ chức không sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế trực tiếp.
• Điều kiện để được miễn chữ ký: Để hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn được coi là hợp lệ và hợp pháp, hai bên mua và bán phải có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoàn thành như: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, biên nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Thỏa thuận giữa các bên: Việc miễn chữ ký số của người mua phải được sự đồng thuận bằng văn bản hoặc thể hiện rõ ràng trong hợp đồng thương mại giữa người mua và người bán.

3. Các tiêu thức và tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh cũng lưu ý doanh nghiệp về các chỉ tiêu bắt buộc phải hiển thị trên hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý khi quyết toán thuế:

• Thời điểm lập và thời điểm ký số: Trường hợp ngày lập hóa đơn điện tử khác với ngày ký số trên hóa đơn, thời điểm để người bán khai thuế và người mua khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp là thời điểm lập hóa đơn, không phụ thuộc vào thời điểm ký số.
• Tính toàn vẹn của thông tin: Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo thông tin không bị thay đổi, sửa xóa kể từ khi được khởi tạo. Định dạng của hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định (định dạng XML) để phục vụ công tác lưu trữ và tra cứu.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 9939/CT-TTHT năm 2019 đã tháo gỡ rào cản kỹ thuật lớn cho các doanh nghiệp trong việc giao dịch với khách hàng nhỏ lẻ hoặc khách hàng cá nhân không có sẵn hạ tầng chữ ký số. Hướng dẫn này giúp đẩy nhanh tiến trình số hóa công tác quản lý tài chính - kế toán, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và giảm thiểu rủi ro thất lạc hóa đơn cho cộng đồng doanh nghiệp.