Công văn 975/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản, đặc biệt là trong các trường hợp tạm dừng hoạt động hoặc tài sản không tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Nguyên tắc trích khấu hao tài sản cố định hợp lệ

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc trích khấu hao tài sản cố định để được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC. Các nguyên tắc cốt lõi bao gồm:

• Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp (trừ trường hợp thuê tài chính hoặc các trường hợp đặc biệt khác theo quy định).
• Tài sản phải được sử dụng trực tiếp vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi và hạch toán kế toán đối với từng tài sản cố định theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
• Mức trích khấu hao phải nằm trong khung thời gian quy định và áp dụng phương pháp khấu hao nhất quán.

- Quy định về trích khấu hao trong thời gian tạm dừng hoạt động

Một trong những nội dung trọng tâm được làm rõ trong Công văn 975/TCT-CS là việc xử lý chi phí khấu hao đối với các tài sản cố định tạm thời dừng hoạt động. Cụ thể:

• Trường hợp tạm dừng do sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ: Chi phí khấu hao tài sản cố định trong thời gian tạm dừng để sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ với thời gian dưới 12 tháng vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Trường hợp tạm dừng do di dời địa điểm hoặc tổ chức lại sản xuất: Tài sản cố định tạm dừng hoạt động để di dời hoặc tổ chức lại sản xuất dưới 9 tháng cũng được chấp nhận tính khấu hao vào chi phí hợp lý.
• Trường hợp tạm dừng do ảnh hưởng khách quan (thiên tai, dịch bệnh, khó khăn thị trường): Đối với các tài sản cố định phải tạm dừng hoạt động ngoài các trường hợp nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý việc trích khấu hao có thể không được tính vào chi phí được trừ nếu không chứng minh được tính liên tục và sự cần thiết phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định pháp luật về thuế.

- Hồ sơ và thủ tục chứng minh chi phí khấu hao hợp lệ

Để đảm bảo chi phí khấu hao tài sản cố định không bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Quyết định của Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị về việc tạm dừng hoạt động của tài sản cố định, trong đó nêu rõ lý do và thời gian dự kiến tạm dừng.
• Hồ sơ, tài liệu chứng minh nguyên nhân tạm dừng (như kế hoạch sửa chữa, quyết định di dời, hoặc các văn bản chứng minh ảnh hưởng của các yếu tố khách quan).
• Sổ sách kế toán theo dõi chi tiết việc trích khấu hao và phân bổ chi phí đối với từng tài sản trong suốt thời gian tạm dừng và khi đưa vào hoạt động trở lại.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại danh mục tài sản cố định đang trích khấu hao tại đơn vị mình. Đối với các tài sản không còn sử dụng hoặc tạm dừng hoạt động dài ngày, cần phân loại rõ ràng và thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính, kế toán để tránh rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính về thuế.