Tóm tắt Công văn 97/TCHQ-VP năm 2022 về thời hạn bảo quản đối với hồ sơ hủy phế liệu, phế phẩm

Công văn 97/TCHQ-VP do Văn phòng Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn, thống nhất thực hiện các quy định pháp luật về thời hạn bảo quản, lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc tiêu hủy nguyên liệu, vật tư, phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất xuất khẩu và hoạt động của các doanh nghiệp chế xuất (DNCX). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho các Chi cục Hải quan địa phương và doanh nghiệp trong công tác quản lý tài liệu.

Các nội dung chính và quy định cốt lõi của Công văn 97/TCHQ-VP bao gồm:

1. Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ hủy phế liệu, phế phẩm

• Thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ tiêu hủy phế liệu, phế phẩm, nguyên liệu, vật tư dư thừa được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật về lưu trữ trong ngành tài chính và quy định của pháp luật hải quan.
• Đối với các hồ sơ, chứng từ thuộc hồ sơ hải quan (bao gồm văn bản thông báo phương án tiêu hủy, biên bản giám sát tiêu hủy, quyết định tiêu hủy và các chứng từ vận chuyển, xác nhận tiêu hủy của cơ quan chức năng), thời hạn bảo quản tối thiểu là 05 năm kể từ năm hồ sơ được giải quyết xong hoặc kể từ ngày thanh khoản hợp đồng gia công, báo cáo quyết toán được phê duyệt.
• Đối với các hồ sơ, tài liệu có liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế hoặc không thu thuế đối với phế liệu, phế phẩm sau tiêu hủy, thời hạn bảo quản được áp dụng theo quy định của Luật Quản lý thuế, thường là 10 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm tra sau thông quan.

2. Căn cứ pháp lý áp dụng để xác định thời hạn

• Áp dụng trực tiếp các quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
• Tuân thủ Thông tư của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành hình thành trong lĩnh vực tài chính (như Thông tư số 03/2018/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan).
• Căn cứ vào quy trình thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC).

3. Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc lưu trữ hồ sơ

• Đối với cơ quan Hải quan: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố và các Chi cục Hải quan trực thuộc có trách nhiệm phân loại, lập hồ sơ và bảo quản chặt chẽ các chứng từ giám sát tiêu hủy. Việc tiêu hủy hồ sơ khi hết thời hạn bảo quản phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục của pháp luật về lưu trữ, tuyệt đối không tự ý tiêu hủy tài liệu khi chưa hết hạn hoặc chưa có quyết định của Hội đồng tiêu hủy tài liệu.
• Đối với Doanh nghiệp (Doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu): Có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ, hệ thống các hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến việc tiêu hủy phế liệu, phế phẩm tại trụ sở doanh nghiệp trong thời hạn quy định pháp luật (tối thiểu 5 năm). Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ các hồ sơ này khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành.

Ý nghĩa và tác động thực tiễn:

Công văn 97/TCHQ-VP mang lại sự rõ ràng, minh bạch trong việc áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ tiêu hủy phế liệu, phế phẩm. Việc chuẩn hóa thời hạn này giúp cơ quan hải quan quản lý hồ sơ khoa học, tránh lãng phí không gian lưu trữ nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chứng từ khi thực hiện hậu kiểm. Đối với doanh nghiệp, hướng dẫn này giúp chủ động xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu nội bộ đúng luật, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến việc thất lạc hoặc tiêu hủy hồ sơ trước thời hạn.