Tóm tắt Công văn 9552/CT-TTHT năm 2015 về chi phí được trừ khi xác định Thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 9552/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp áp dụng đúng quy định pháp luật thuế, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến quyền lợi của người lao động.

- Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN, một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Quy định cụ thể đối với các khoản chi cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi mang tính chất phúc lợi cho người lao động:

• Chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu chi phí vé máy bay khứ hồi về nước hàng năm thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau... được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi mua bảo hiểm tự nguyện cho người lao động: Các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động được trừ nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty. Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.

- Các khoản chi không được trừ khi xác định thuế TNDN

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi sau đây sẽ không được tính vào chi phí hợp lý:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi vượt định mức quy định đối với các khoản chi phúc lợi (vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân).

- Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 9552/CT-TTHT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tự rà soát, đối chiếu các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị mình. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý thuế, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ bao gồm Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Thỏa ước lao động tập thể và Hợp đồng lao động một cách chặt chẽ, ghi rõ các khoản phúc lợi và chi phí hỗ trợ người lao động.
• Lưu trữ đầy đủ, khoa học các hóa đơn, chứng từ thanh toán, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch lớn để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.