Tóm tắt Công văn 9252/CT-TTHT năm 2015 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 9252/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí hợp lý theo đúng quy định của pháp luật thuế.

Các nội dung trọng tâm về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

• Nguyên tắc chung để chi phí được tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện cốt lõi bao gồm: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi theo lương cho người lao động: Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động, thì khoản chi phí thuê nhà này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định (bao gồm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép: Khoản chi mua vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời có đầy đủ chứng từ thanh toán và vé máy bay hợp lệ.
• Các khoản chi không được trừ cần lưu ý: Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên, hoặc các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật (ví dụ như chi trang phục bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm, hoặc các khoản chi đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt mức khống chế theo quy định pháp luật tại thời điểm áp dụng).

Ý nghĩa pháp lý và khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp:

Công văn 9252/CT-TTHT đóng vai trò làm rõ các quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính về thuế TNDN. Để đảm bảo các khoản chi phí phát sinh thực tế được chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, đặc biệt là các điều khoản trong hợp đồng lao động và quy chế tài chính nội bộ của đơn vị.