Giới thiệu về Công văn 9025/CT-TTHT năm 2016

Công văn 9025/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng nghĩa vụ thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến nhân sự và chuyên gia nước ngoài.

Các nguyên tắc cốt lõi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo nội dung hướng dẫn, để một khoản chi phí được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Tính thực tế và liên quan: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Quy định cụ thể đối với chi phí cho người lao động và chuyên gia nước ngoài

Công văn tập trung làm rõ cách xử lý thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Chi phí tiền lương và phụ cấp: Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động nước ngoài phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí chỗ ở và vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài, trong đó thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả chi phí chỗ ở, vé máy bay tại Việt Nam cho các chuyên gia nước ngoài do nhà thầu cử sang làm việc, thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

Các khoản chi phí không được trừ cần lưu ý

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các trường hợp chi phí không được trừ để tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ một trong các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi vượt định mức hoặc không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế TNDN, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính để đảm bảo các khoản chi cho người lao động được ghi nhận rõ ràng, minh bạch.
• Đối với các hợp đồng dịch vụ ký kết với đối tác nước ngoài, cần quy định rõ ràng điều khoản về việc bên nào chịu trách nhiệm chi trả các chi phí phát sinh cho chuyên gia (như vé máy bay, khách sạn, đi lại) làm cơ sở hạch toán chi phí hợp lệ.
• Lưu trữ đầy đủ, khoa học hệ thống hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.