Tóm tắt Công văn 9022/CT-TTHT năm 2019 về hóa đơn, chứng từ

Công văn 9022/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc quản lý, sử dụng và lưu trữ hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Nguyên tắc sử dụng và tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ

Văn bản nhấn mạnh các quy định về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn khi doanh nghiệp thực hiện mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• Hóa đơn phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán, phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Đối với hóa đơn điện tử, việc khởi tạo, phát hành và sử dụng phải tuân thủ các điều kiện về chữ ký số, định dạng dữ liệu và khả năng truyền nhận thông tin giữa các bên liên quan.
• Doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn hợp pháp để kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán:

• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

3. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn, chứng từ điện tử

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm lưu trữ của doanh nghiệp đối với các chứng từ, hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và không bị thay đổi thông tin trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải có giải pháp sao lưu dự phòng để tránh mất mát dữ liệu và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

4. Xử lý các trường hợp sai sót về hóa đơn

Đối với các trường hợp hóa đơn đã lập phát hiện có sai sót, văn bản hướng dẫn các bước xử lý cụ thể:

• Nếu hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc chưa kê khai thuế, hai bên thực hiện thủ tục hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.
• Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, các bên phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.