Do chưa có hướng dẫn cụ thể nên gần đây có một số cơ quan ở Trung ương và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố ở địa phương gửi văn bản lên Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ghi ký hiệu văn bản chưa thống nhất, mỗi nơi làm mỗi khác, gây khó khăn trong khâu quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Trong khi chưa có văn bản hướng dẫn có tính chất pháp quy, Văn phòng Chính phủ xin đề nghị Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Văn phòng ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi ký hiệu các loại văn bản do cơ quan mình ban hành, thống nhất như sau:

1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật:

Số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật đ∙ được quy định tại Điều 3 của Nghị định số 101/CP, ngày 23 tháng 9 năm 1997 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, quy định như sau:

Số... /-Năm ban hành/ Tên viết tắt loại văn bản - Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

Trong đó: Số văn bản đánh số thứ tự phải bắt đầu từ 01 theo từng loại văn bản của năm ban hành văn bản đó; năm ban hành viết đầy đủ các số, ví dụ: 1998; tên loại văn bản và cơ quan ban hành văn bản viết tắt, ví dụ: nghị quyết (NQ), Chính phủ (CP).

Cụ thể cách ghi ký hiệu văn bản như sau:

a) Nghị quyết, nghị định do Chính phủ ban hành: Số..... /199... /NQ-CP Số..... /199... /NĐ-CP

Ví dụ: - Nghị quyết của Chính phủ số 02/1998/NQ-CP,

- Nghị định của Chính phủ số 04/1998/NĐ-CP.

b) Quyết định, chỉ thị do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số.... /199... /QĐ-TTg Số.... /199... /CT-TTg

Ví dụ: - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 42/1998/QĐ-TTg

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 10/1998/CT-TTg.

c) Quyết định, chỉ thị, thông tư do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ban hành:

Số..... /199... /QĐ-(tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản) Số..... /199... /CT-(tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản) Số..... /199... /TT-(tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản)

Ví dụ: - Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính số 20/1998/QĐ-BTC

- Chỉ thị của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp số 08/1998/CT-BCN.

- Thông tư của Bộ Tư pháp số 15/1998/TT-BTP,

- Thông tư liên tịch do Bộ Tài chính và Bộ Y tế ban hành. số 01/1998/TTLT-BTC-BYT.

d) Quyết định, chỉ thị do ủy ban nhân dân các cấp ban hành: Số.... /199... /QĐ-UB Số.... /199... /CT-UB

Ví dụ: - Quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên số 10/1998/QĐ-UB

- Chỉ thị của ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh số 07/1998/CT-UB.

2. Đối với các văn bản cá biệt do Bộ, ủy ban nhân dân ban hành như quyết định về việc lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định phê duyệt dự án, chỉ thị về phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt, số và ký hiệu văn bản được ghi theo quy định tại Nghị định số 142/CP, ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, như sau:

Số..../ Tên viết tắt loại văn bản - Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

Không ghi năm ban hành văn bản.

Ví dụ: - Số..../QĐ-UB (quyết định của ủy ban nhân dân)

- Số....CT-UB (chỉ thị của ủy ban nhân dân)

- Số..../QĐ-BTM (quyết định của Bộ Thương mại)

- Số....CT-BTC (chỉ thị của Bộ Tài chính).

3. Đối với các văn bản có tên loại như báo cáo (BC), tờ trình (TTr), thông báo (TB)... cũng ghi như trên:

- Số..../TB-UB (thông báo của ủy ban nhân dân)

- Số..../BC-BCN (báo cáo của Bộ Công nghiệp)

4. Đối với văn bản hành chính thông thường, không ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản mà chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản, nếu cần ghi thêm đơn vị soạn thảo văn bản thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan tiếp sau tên cơ quan.

Ví dụ: Số..../TC-TCCB (công văn của Bộ Tài chính do Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo)

Số..../VPCP-HC (công văn của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính soạn thảo)

Chú ý:

- Chỉ có các văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Nghị định số 101/CP, ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ quy định chi tiết Luật này thì ký hiệu văn bản mới ghi ban hành.

- Các văn bản cá biệt, văn bản hành chính khác ghi ký hiệu văn bản không ghi năm ban hành.

Trong quá trình thực hiện nếu có những vấn đề nào chưa rõ, còn vướng mắc xin kịp thời phản ảnh cho Văn phòng Chính phủ để trao đổi thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.