Tóm tắt Công văn 8954/CT-TTHT năm 2019 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định

Công văn 8954/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) nhằm xác định chính xác chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Các nội dung cốt lõi về quản lý và trích khấu hao tài sản cố định

Dưới đây là tổng hợp chi tiết các quy định và nguyên tắc áp dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế:

1. Tiêu chuẩn ghi nhận và nguyên tắc quản lý tài sản cố định

• Tài sản của doanh nghiệp để được ghi nhận là tài sản cố định (hữu hình hoặc vô hình) phải thỏa mãn đồng thời cả 03 tiêu chuẩn: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; có thời gian sử dụng ước tính từ 01 năm trở lên; và nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.
• Doanh nghiệp phải lập thẻ tài sản cố định, thực hiện quản lý, theo dõi và hạch toán kế toán chi tiết cho từng tài sản cố định theo đúng chế độ kế toán hiện hành.

2. Điều kiện để chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí được trừ

• Tài sản cố định phải được sử dụng thực tế cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản cố định (hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định).
• Tài sản cố định phải được hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán và quy định quản lý tài sản cố định hiện hành.
• Mức trích khấu hao tài sản cố định phải nằm trong khung thời gian trích khấu hao quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3. Hướng dẫn trích khấu hao đối với một số trường hợp đặc biệt

• Tài sản cố định tạm dừng hoạt động: Trường hợp tài sản cố định tạm dừng do sửa chữa định kỳ, do di dời di chuyển địa điểm hoặc do sản xuất theo mùa vụ dưới 09 tháng, nếu tài sản này sau đó vẫn tiếp tục phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong thời gian tạm dừng, doanh nghiệp vẫn được trích khấu hao và khoản chi phí này được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Tài sản cố định phục vụ người lao động: Các tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như nhà ăn giữa ca, nhà nghỉ giữa ca, nhà thay đồ, nhà vệ sinh, bể nước sạch, nhà để xe, xe đưa đón người lao động được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và quy định liên quan.
• Quyền sử dụng đất: Quyền sử dụng đất vô thời hạn không được phép trích khấu hao vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp chỉ được trích khấu hao đối với quyền sử dụng đất có thời hạn nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thực hiện đúng các thủ tục pháp lý về đất đai.

4. Lựa chọn và thông báo phương pháp trích khấu hao

• Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao và thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC.
• Trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao, doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp trích khấu hao áp dụng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Phương pháp trích khấu hao đã lựa chọn phải được áp dụng nhất quán cho từng tài sản cố định trong suốt quá trình sử dụng, trừ trường hợp có thay đổi đặc biệt phải giải trình và thông báo lại với cơ quan thuế.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ danh mục tài sản cố định đang quản lý, đối chiếu thời gian trích khấu hao thực tế với khung quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của chi phí khấu hao. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn tại Công văn này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế và hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.