Công văn 894/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 hướng dẫn về việc xuất hóa đơn đối với hợp đồng thầu phụ trong hoạt động xây dựng, lắp đặt. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp là nhà thầu phụ và nhà thầu chính xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý liên quan đến việc chậm trễ hoặc sai lệch thời điểm xuất hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Theo quy định chung của pháp luật về thuế và hướng dẫn cụ thể tại Công văn 894/TCT-CS, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt được xác định dựa trên nguyên tắc nghiệm thu thực tế:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được giao tương ứng.

Quy định xuất hóa đơn áp dụng riêng cho hợp đồng thầu phụ

Đối với các dự án xây dựng có sự tham gia của nhà thầu phụ, việc xuất hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tiến độ nghiệm thu thực tế giữa nhà thầu phụ và nhà thầu chính, cụ thể:

• Khi nhà thầu phụ hoàn thành phần việc theo hợp đồng thầu phụ và hai bên (nhà thầu phụ và nhà thầu chính) tiến hành nghiệm thu, bàn giao khối lượng công việc hoàn thành, nhà thầu phụ phải lập hóa đơn GTGT giao cho nhà thầu chính.
• Nhà thầu phụ không được lấy lý do nhà thầu chính chưa thanh toán tiền hoặc chủ đầu tư chưa nghiệm thu cho nhà thầu chính để trì hoãn việc xuất hóa đơn. Việc trì hoãn này bị coi là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm.

Nghĩa vụ thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các bên

Công văn làm rõ mối quan hệ về nghĩa vụ thuế giữa nhà thầu phụ, nhà thầu chính và chủ đầu tư nhằm đảm bảo tính liên tục của chuỗi khấu trừ thuế:

• Đối với nhà thầu phụ: Có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra ngay khi lập hóa đơn bàn giao khối lượng công việc hoàn thành cho nhà thầu chính, bất kể đã nhận được thanh toán hay chưa.
• Đối với nhà thầu chính: Được sử dụng hóa đơn GTGT do nhà thầu phụ xuất để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), với điều kiện hóa đơn đó hợp pháp, hợp lệ và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Thời điểm xuất hóa đơn của nhà thầu chính cho chủ đầu tư: Được thực hiện độc lập dựa trên biên bản nghiệm thu, bàn giao giữa nhà thầu chính và chủ đầu tư, không phụ thuộc vào thời điểm nhà thầu phụ xuất hóa đơn cho nhà thầu chính.

Xử lý vi phạm về thời điểm lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần lưu ý các chế tài xử phạt khi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn được quy định trong các văn bản pháp luật liên quan:

• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền theo mức độ vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và phải nộp tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế chậm kê khai theo quy định của Luật Quản lý thuế.