Kính gửi: Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để quản lý chặt chẽ phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi chung là giấy chứng nhận), Tổng cục Quản lý đất đai yêu cầu Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện việc hủy phôi giấy chứng nhận bị hư hỏng trong quá trình quản lý và in, viết giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 18 của Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21 tháng 10 năm 2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, đảm bảo một số yêu cầu sau đây:

1. Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức hủy phôi giấy chứng nhận hư hỏng.

2. Trước khi thực hiện hủy phôi giấy chứng nhận cần lập Bảng thống kê phôi giấy chứng nhận hư hỏng để Hội đồng hủy phôi giấy chứng nhận hư hỏng của Sở kiểm tra trước và trong quá trình hủy; ký xác nhận sau khi hoàn thành việc hủy phôi giấy chứng nhận.

3. Địa điểm, thời gian và hình thức hủy phôi giấy chứng nhận do Hội đồng hủy phôi giấy chứng nhận quyết định (có thể lựa chọn một trong các hình thức như cắt ngang phôi, đốt, nghiền nhỏ, làm tan bằng hóa chất v.v…)

4. Phải lập Biên bản về việc hủy phôi giấy chứng nhận hư hỏng; trong đó phải thể hiện các nội dung: thời gian, địa điểm tổ chức hủy, thành phần Hội đồng tham gia, cách thức hủy phôi giấy chứng nhận; số lượng phôi đã hủy; có Bảng thống kê phôi giấy chứng nhận hư hỏng đã bị hủy kèm theo (liệt kê cụ thể số sêri phát hành các phôi hủy).

5. Biên bản hủy phôi giấy chứng nhận cùng Bảng thống kê phôi giấy chứng nhận hư hỏng đã hủy phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận tại Sở và đơn vị có phôi giấy chứng nhận hủy.

6. Sở Tài nguyên và Môi trường phải đăng trên Website của Sở và gửi báo cáo về Tổng cục Quản lý đất đai (qua Cục Đăng ký và Thống kê) về những sêri phôi giấy chứng nhận đã hủy.

Trên đây là hướng dẫn của Tổng cục Quản lý đất đai để Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện thống nhất.