Giới thiệu về Công văn 8873/CT-TTHT năm 2019

Công văn 8873/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng tên rút gọn (tên viết tắt) và địa chỉ viết tắt trên hóa đơn, chứng từ khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Quy định cốt lõi về việc sử dụng tên rút gọn trên hóa đơn

Căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh đưa ra các hướng dẫn cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn:

• Nguyên tắc viết tắt tên và địa chỉ: Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, vượt quá số lượng ký tự cho phép hiển thị trên hóa đơn của phần mềm tự in hoặc hóa đơn điện tử, người bán được phép viết tắt một số danh từ thông dụng. Việc viết tắt này phải đảm bảo người đọc vẫn nhận diện được chính xác thông tin định danh của doanh nghiệp.
• Các cụm từ viết tắt thông dụng được chấp nhận: Các từ ngữ chỉ loại hình doanh nghiệp hoặc địa giới hành chính được phép viết tắt bao gồm: "Trách nhiệm hữu hạn" viết tắt là "TNHH", "Cổ phần" viết tắt là "CP", "Thành phố" viết tắt là "TP", "Quận" viết tắt là "Q.", "Phường" viết tắt là "P.", "Việt Nam" viết tắt là "VN", "Chi nhánh" viết tắt là "CN"...
• Yêu cầu bắt buộc về tính chính xác: Mặc dù cho phép rút gọn tên và địa chỉ, hóa đơn vẫn phải đảm bảo ghi đúng và chính xác mã số thuế của người mua. Mã số thuế là thông tin định danh duy nhất và quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin giao dịch.
• Điều kiện để hóa đơn được coi là hợp lệ: Hóa đơn ghi tên, địa chỉ viết tắt theo đúng hướng dẫn nhưng có đầy đủ và chính xác mã số thuế của người mua thì vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp. Doanh nghiệp mua hàng được sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Ý nghĩa thực tiễn của hướng dẫn đối với doanh nghiệp

• Khắc phục hạn chế kỹ thuật: Hướng dẫn giúp tháo gỡ triệt để rào cản về mặt công nghệ khi các phần mềm kế toán hoặc hệ thống hóa đơn điện tử bị giới hạn độ dài ký tự tại các trường thông tin tên và địa chỉ khách hàng.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Giúp doanh nghiệp tự tin áp dụng các hình thức viết tắt thông dụng mà không lo ngại bị cơ quan thuế loại chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT khi thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong việc phải điều chỉnh, hủy bỏ hoặc lập lại hóa đơn chỉ vì các lỗi viết tắt không làm ảnh hưởng đến bản chất của đối tượng nộp thuế.