Tóm tắt Công văn 8871/CT-TTHT năm 2016 về xử lý mất hóa đơn

Công văn 8871/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xử lý các trường hợp mất hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2) đầu vào của doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy trình báo cáo, lập hồ sơ và xác định nghĩa vụ thuế liên quan khi xảy ra sự cố mất hóa đơn.

- Quy trình xử lý khi phát hiện mất hóa đơn đầu vào (Liên 2)

Khi người mua làm mất hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ (liên 2 - bản giao cho khách hàng), các bên liên quan phải thực hiện ngay các bước sau để đảm bảo tính hợp pháp cho việc kê khai thuế:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Cung cấp bản sao chụp hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, ký xác nhận và đóng dấu của người bán trên bản sao chụp đó để giao cho người mua.
• Sử dụng hóa đơn sao chụp: Người mua được phép sử dụng hóa đơn sao chụp có xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người mua và người bán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

- Thủ tục báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Việc báo cáo mất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của tổ chức, cá nhân khi xảy ra sự cố nhằm tránh các rủi ro pháp lý về sau:

• Thời hạn nộp báo cáo: Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 (năm) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trường hợp ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì được tính vào ngày làm việc tiếp theo.
• Mẫu biểu áp dụng: Sử dụng Mẫu số BC21/AC (Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn) ban hành kèm theo quy định về hóa đơn của Bộ Tài chính để thực hiện khai báo.

- Quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Hành vi làm mất hóa đơn liên 2 đã lập để giao cho khách hàng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định pháp luật:

• Mức phạt tiền: Áp dụng mức phạt tiền theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.
• Trường hợp giảm nhẹ hoặc miễn phạt: Nếu việc mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt. Trường hợp mất hóa đơn tìm lại được trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
• Trách nhiệm của các bên: Nếu người bán làm mất thì người bán bị xử phạt; nếu người mua làm mất thì người mua bị xử phạt. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào biên bản xác định trách nhiệm giữa hai bên để ra quyết định xử phạt đối tượng trực tiếp gây ra lỗi.

- Giá trị pháp lý của hóa đơn sao chụp trong việc khấu trừ và tính chi phí

Công văn khẳng định việc giải quyết quyền lợi thuế cho doanh nghiệp khi có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mất hóa đơn là khách quan:

• Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: Doanh nghiệp mua hàng (bên làm mất) vẫn được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hóa đơn bị mất nếu có đủ bản sao chụp liên 1 có xác nhận của người bán, biên bản mất hóa đơn và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn bị mất được chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các hồ sơ, chứng từ nêu trên và thực tế có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.