Tóm tắt Công văn 88336/CT-TTHT năm 2019 về chi tiền mặt có tính chất phúc lợi cho người lao động

Công văn 88336/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động bằng tiền mặt. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.

1. Quy định về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phúc lợi bằng tiền mặt

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành, các khoản chi trực tiếp cho người lao động có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Tính chất khoản chi: Các khoản chi phúc lợi bao gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Hồ sơ, chứng từ đối với chi bằng tiền mặt: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Đối với các khoản chi trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Quyết định của Ban giám đốc về việc chi phúc lợi; Danh sách người lao động được nhận tiền có ký nhận đầy đủ; Phiếu chi tiền mặt hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có).
• Lưu ý về hạn mức thanh toán không dùng tiền mặt: Trường hợp khoản chi phúc lợi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

2. Quy định về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phúc lợi bằng tiền mặt

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với các khoản phúc lợi nhận bằng tiền mặt, Công văn hướng dẫn căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế TNCN hiện hành:

• Trường hợp tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phúc lợi bằng tiền mặt hoặc không bằng tiền mặt nếu ghi rõ tên cá nhân người lao động thụ hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động đó.
• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phúc lợi mang tính chất tập thể, phục vụ chung cho toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp mà không ghi đích danh cá nhân thụ hưởng thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện chi phúc lợi

Để đảm bảo các khoản chi phúc lợi bằng tiền mặt được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế TNCN, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể quy định rõ ràng về điều kiện, đối tượng và mức chi phúc lợi.
• Thực hiện tính toán chính xác mức lương bình quân thực tế thực hiện trong năm để khống chế tổng mức chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân theo đúng quy định.
• Lập đầy đủ chứng từ kế toán, đặc biệt là danh sách ký nhận tiền mặt của người lao động để làm cơ sở giải trình khi quyết toán thuế.