Tóm tắt Công văn 8622/CT-TTHT năm 2014 về nguyên tắc và đối tượng tạo hóa đơn

Công văn 8622/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết các nguyên tắc cốt lõi và xác định rõ ràng các đối tượng được phép tạo hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện đúng quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật thuế.

Nguyên tắc chung trong việc tạo hóa đơn

Văn bản nhấn mạnh các nguyên tắc cơ bản mà tổ chức, cá nhân kinh doanh phải tuân thủ khi tạo hóa đơn:

• Nguyên tắc tự chịu trách nhiệm: Tổ chức, cá nhân kinh doanh tự quyết định hình thức hóa đơn (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) phù hợp với điều kiện hoạt động, quy mô sản xuất kinh doanh và phải tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
• Nguyên tắc bảo mật và an toàn: Hệ thống tạo hóa đơn phải đảm bảo tính bảo mật, ngăn chặn việc can thiệp trái phép làm thay đổi dữ liệu. Hóa đơn được tạo ra phải có sự liên tục về mặt số lượng và thứ tự thời gian.
• Nguyên tắc thông báo phát hành: Trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định.

Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

Công văn hướng dẫn cụ thể về các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hình thức hóa đơn tự in:

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật có mức vốn điều lệ đạt điều kiện tối thiểu theo quy định của Bộ Tài chính tại thời điểm áp dụng.
• Các doanh nghiệp có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng gắn liền với phần mềm quản lý đảm bảo khả năng tự in hóa đơn trực tiếp từ máy tính và không thể can thiệp làm sai lệch dữ liệu đã xuất.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in

Đối với hình thức đặt in hóa đơn, văn bản phân loại các đối tượng áp dụng như sau:

• Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp mới thành lập không thuộc đối tượng được tạo hóa đơn tự in hoặc không lựa chọn hình thức tự in, hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in nhưng có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn dẫn đến việc bị cơ quan thuế yêu cầu chuyển sang hình thức đặt in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Quy trình đặt in phải tuân thủ việc ký hợp đồng bằng văn bản với các cơ sở in có đủ điều kiện hoạt động in theo quy định của pháp luật.

Quy định về quản lý và báo cáo sử dụng hóa đơn

Bên cạnh việc tạo hóa đơn, công văn cũng nhắc nhở các đơn vị về trách nhiệm quản lý sau khi tạo:

• Báo cáo tình hình sử dụng: Doanh nghiệp phải thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (theo quý hoặc theo tháng đối với các đối tượng thuộc diện rủi ro cao về thuế) đúng thời hạn quy định.
• Xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn, giải thể, sáp nhập hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu thì phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn cũ và thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.