Giới thiệu về Công văn 8293/CT-HTr năm 2015

Công văn 8293/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này tập trung làm rõ phương thức xác định chi phí hợp lý được trừ đối với các khoản chi trả cho người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Các nội dung cốt lõi về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn đưa ra các hướng dẫn cụ thể dựa trên nguyên tắc chung của pháp luật thuế TNDN đối với việc ghi nhận chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

• Nguyên tắc chung về chi phí được trừ: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công trả cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chi phí liên quan đến chuyên gia, lao động nước ngoài: Đối với các khoản chi phí như tiền vé máy bay khứ hồi, tiền thuê nhà tại Việt Nam cho các chuyên gia nước ngoài sang làm việc, nếu các khoản chi này được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động là do doanh nghiệp chi trả thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Mối liên hệ với thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động (như tiền thuê nhà, tiền vé máy bay về phép) được xác định là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động và doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, kê khai, nộp thuế theo quy định.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 8293/CT-HTr là tài liệu tham khảo pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xây dựng hợp đồng lao động và quy chế tài chính. Để đảm bảo các khoản chi cho người lao động (đặc biệt là nhân sự nước ngoài) được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quy định rõ ràng, chi tiết các khoản phúc lợi, chi phí hỗ trợ (nhà ở, đi lại, vé máy bay) ngay trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của đơn vị.
• Thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp đối với các khoản chi mua dịch vụ cho người lao động.
• Thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích chịu thuế phát sinh từ các khoản chi trả thay này.