Tóm tắt Công văn 82451/CT-TTHT năm 2017 về tiêu thức thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn giá trị gia tăng

Công văn 82451/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thực hiện đúng quy định về tiêu thức chữ ký của thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế liên quan đến việc ký thay, ký thừa ủy quyền và cách thức đóng dấu trên hóa đơn khi thủ trưởng đơn vị vắng mặt.

Các nội dung quy định cốt lõi về tiêu thức thủ trưởng đơn vị

• Nguyên tắc ký hóa đơn của người bán: Thông thường, người đại diện theo pháp luật của người bán (thủ trưởng đơn vị) phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn GTGT.
• Quy định về việc ủy quyền ký hóa đơn: Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" thì phải có văn bản ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng hoặc người quản lý khác ký thay. Người được ủy quyền sẽ ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn.
• Phương thức đóng dấu khi ủy quyền: Đối với trường hợp ủy quyền ký hóa đơn, người được ủy quyền ký vào tiêu thức người bán hàng, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (không đóng dấu trực tiếp lên chữ ký của người được ủy quyền tại tiêu thức thủ trưởng đơn vị).
• Tính hợp pháp của hóa đơn được ủy quyền: Hóa đơn được ký bởi người được ủy quyền hợp pháp và đóng dấu treo đúng quy định vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ, đủ điều kiện để bên mua kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý áp dụng

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Căn cứ vào Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Quy định về văn bản ủy quyền: Việc ủy quyền phải tuân thủ các quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện và ủy quyền, đảm bảo văn bản ủy quyền còn hiệu lực tại thời điểm ký hóa đơn.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý lập văn bản ủy quyền rõ ràng cho từng cá nhân được giao nhiệm vụ ký hóa đơn. Đồng thời, khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp có chữ ký ủy quyền, kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ của việc đóng dấu treo để tránh các rủi ro pháp lý và rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.