Công văn 8168/CT-TTHT năm 2016 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành giải đáp và hướng dẫn cho các doanh nghiệp, người nộp thuế các quy định liên quan đến việc lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và xử lý sai sót trên hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

• Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn và giao cho người mua theo đúng quy định pháp luật.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn phải bảo đảm tính chính xác, trung thực, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin bên bán, thông tin bên mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Quy định về thời điểm lập hóa đơn

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Quy định về việc xử lý hóa đơn đã lập có sai sót

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, các bên lập biên bản thu hồi các liên hóa đơn sai sót, sau đó bên bán gạch chéo các liên và gạch bỏ hóa đơn sai, đồng thời lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và cả hai bên đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót về tiền hàng, thuế suất, tiền thuế thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT).
• Trường hợp hóa đơn đã lập chỉ sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế và các chỉ tiêu còn lại: Bên bán và bên mua lập biên bản điều chỉnh sai sót và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh

• Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hóa đơn theo đúng chế độ quản lý hóa đơn hiện hành của Bộ Tài chính.
• Việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về thuế hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.