Công văn 8045/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết và chấn chỉnh các hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là các nội dung mới tại Thông tư 12/2015/TT-BTC. Văn bản tập trung giải quyết các vấn đề cốt lõi liên quan đến quản lý nhân viên đại lý, chế độ báo cáo và trách nhiệm giám sát của cơ quan hải quan địa phương.

- Quy định về quản lý và cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan

• Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan bắt buộc phải được Tổng cục Hải quan cấp mã số nhân viên (thẻ nhân viên đại lý hải quan) trước khi thực hiện các nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Hồ sơ đề nghị cấp mã số phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện pháp lý bao gồm: văn bản đề nghị của đại lý, chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do cơ quan có thẩm quyền cấp, bằng tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng thuộc các ngành kinh tế, luật, kỹ thuật và ảnh thẻ theo đúng quy chuẩn.
• Đại lý hải quan có trách nhiệm thông báo ngay bằng văn bản cho Tổng cục Hải quan khi có sự thay đổi về nhân sự, bao gồm các trường hợp nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác hoặc vi phạm kỷ luật để thực hiện thu hồi mã số nhân viên kịp thời.

- Chế độ báo cáo định kỳ của các đại lý hải quan

• Các đại lý làm thủ tục hải quan phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động gửi về Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi đại lý đăng ký trụ sở chính.
• Nội dung báo cáo phải thể hiện rõ ràng, chi tiết các số liệu bao gồm: số lượng tờ khai hải quan đã thực hiện đứng tên đại lý, danh sách nhân viên đại lý đang hoạt động thực tế, doanh thu từ hoạt động đại lý, cùng các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình phối hợp với cơ quan hải quan.
• Việc nộp báo cáo không đúng thời hạn hoặc báo cáo không trung thực sẽ là cơ sở để cơ quan hải quan xem xét, đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật và có thể áp dụng các biện pháp chế tài hoặc tạm dừng hoạt động của đại lý.

- Trách nhiệm kiểm tra, giám sát của Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

• Cục Hải quan địa phương có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra thực tế hồ sơ hoạt động của các đại lý hải quan trên địa bàn quản lý; thực hiện việc công nhận, tạm dừng hoặc chấm dứt hoạt động của đại lý theo đúng thẩm quyền được phân cấp.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất nhằm phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm như: cho mượn danh nghĩa đại lý, sử dụng nhân viên chưa được cấp mã số hợp pháp để làm thủ tục hải quan, hoặc có hành vi thông đồng gian lận thương mại.
• Thực hiện cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời danh sách các đại lý hải quan đủ điều kiện hoạt động, cũng như danh sách nhân viên bị thu hồi thẻ lên hệ thống thông tin điện tử của ngành Hải quan để các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiện tra cứu, lựa chọn đối tác tin cậy.

- Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp và nâng cao năng lực hoạt động

• Đối với các chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan được cấp theo quy định cũ, văn bản đưa ra lộ trình chuyển tiếp cụ thể để các cá nhân thực hiện thủ tục đổi thẻ nhân viên đại lý hải quan mới theo quy định tại Thông tư 12/2015/TT-BTC.
• Khuyến khích các đại lý hải quan chủ động tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức pháp luật mới cho đội ngũ nhân viên nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hải quan và vận hành trơn tru hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS.