Công văn 804/CT-TTHT năm 2020 do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký và sử dụng tiếng Việt không dấu trên hóa đơn của các doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn chưa hỗ trợ đầy đủ font chữ tiếng Việt có dấu.

- Quy định chung về ngôn ngữ hiển thị trên hóa đơn

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là tiếng Việt có dấu để đảm bảo tính pháp lý và tính rõ ràng của thông tin giao dịch.
• Trường hợp doanh nghiệp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Điều kiện áp dụng tiếng Việt không dấu trên hóa đơn

• Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng tiếng Việt không dấu trong trường hợp hệ thống phần mềm tự in hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán của doanh nghiệp chưa đáp ứng được việc gõ tiếng Việt có dấu.
• Việc viết tiếng Việt không dấu phải đảm bảo nguyên tắc không làm người đọc hiểu sai lệch bản chất, nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không gây nhầm lẫn về tên hàng hóa, dịch vụ, tên người mua, người bán hoặc địa chỉ các bên.
• Các chữ cái không dấu được sử dụng phải tuân thủ bảng chữ cái tiếng Việt chuẩn và các ký tự Latinh thông dụng.

- Thủ tục đăng ký sử dụng tiếng Việt không dấu với cơ quan thuế

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tiếng Việt không dấu trên hóa đơn phải làm văn bản thông báo hoặc đăng ký gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế).
• Nội dung văn bản đăng ký cần nêu rõ lý do khách quan (do giới hạn của phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin) và cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, không gây nhầm lẫn của các nội dung không dấu trên hóa đơn.
• Cơ quan thuế sẽ xem xét tính hợp lý của hệ thống công nghệ thông tin tại doanh nghiệp để chấp thuận hoặc hướng dẫn điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

- Trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi sử dụng

• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin ghi trên hóa đơn không dấu. Nếu phát sinh tranh chấp hoặc sai lệch thông tin do việc không dùng dấu gây ra, doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm giải trình với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng liên quan.
• Khuyến khích các doanh nghiệp chủ động nâng cấp, cải tiến hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử để chuyển sang sử dụng hoàn toàn tiếng Việt có dấu nhằm hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình lưu trữ, đối chiếu dữ liệu hóa đơn.