Công văn 79906/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn một trang. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

- Cơ sở pháp lý áp dụng

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Các quy định về định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử và nguyên tắc hiển thị nội dung trên hóa đơn khi chuyển đổi hoặc kết xuất ra file hiển thị trực quan.

- Nguyên tắc hiển thị hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, về mặt kỹ thuật, hóa đơn điện tử không bị giới hạn số dòng hay số trang như hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, khi hiển thị hoặc in ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá một trang, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc hiển thị sau:

• Thông tin đồng bộ trên các trang: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một số hóa đơn (đã được cấp hoặc khởi tạo), cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua như trang đầu tiên.
• Đánh số trang liên tục: Trên từng trang của hóa đơn phải thể hiện rõ chỉ số trang bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu, ví dụ: "Trang 1/2", "Trang 2/2" để đảm bảo tính liên tục và toàn vẹn của chứng từ.
• Cụm từ ghi chú chuyển tiếp: Tại các trang sau (từ trang thứ hai trở đi) phải có dòng chữ ghi chú rõ ràng: "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (tiếp theo trang trước - trang X/Y) để người xem dễ dàng theo dõi mối liên kết giữa các trang.

- Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhiều trang

Chữ ký số là yếu tố pháp lý bắt buộc để xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn nhiều trang, quy định về chữ ký số được thực hiện như sau:

• Chữ ký số của người bán phải được ký điện tử trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn, đảm bảo tính không thể giả mạo và không thể thay đổi của toàn bộ nội dung hóa đơn (bao gồm tất cả các trang dữ liệu).
• Khi hiển thị trực quan hoặc in ra bản giấy chuyển đổi, chữ ký số không nhất thiết phải xuất hiện ở từng trang riêng lẻ mà chỉ cần hiển thị ở trang cuối cùng của hóa đơn (nơi có phần ký của người bán và người mua) theo đúng định dạng thiết kế ban đầu của mẫu hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.

- Hướng dẫn về việc sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Cục Thuế TP Hà Nội cũng làm rõ việc doanh nghiệp có được phép sử dụng bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử hay không:

• Hóa đơn điện tử không được lập kèm theo bảng kê giấy như cách thức áp dụng đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in trước đây.
• Doanh nghiệp phải thể hiện toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử. Trường hợp danh mục quá dài, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử nhiều trang như đã hướng dẫn ở trên để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của dữ liệu điện tử.