Công văn 7808/TCHQ-TXNK được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình lập và thẩm định hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đối với các doanh nghiệp rơi vào trạng thái giải thể, phá sản hoặc không còn hoạt động sản xuất kinh doanh. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất quy trình nghiệp vụ giữa các cục hải quan địa phương, đảm bảo việc xử lý nợ đọng thuế được thực hiện đúng quy định pháp luật.

- Xác minh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp nợ thuế

Để có cơ sở lập hồ sơ xóa nợ, cơ quan hải quan nơi phát sinh nợ thuế phải tiến hành xác minh kỹ lưỡng tình trạng thực tế của doanh nghiệp:

• Phối hợp chặt chẽ với Sở Kế hoạch và Đầu tư để thu thập thông tin về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp (đã giải thể, đang làm thủ tục giải thể, bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc vẫn đang hoạt động).
• Xác minh thực địa tại địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp với chính quyền địa phương (Ủy ban nhân dân cấp xã, phường) và cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác nhận việc doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Văn bản xác nhận từ các cơ quan chức năng phải rõ ràng, cụ thể về thời điểm doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc thời điểm bị thu hồi giấy phép.

- Thành phần hồ sơ đề nghị xóa nợ thuế

Công văn hướng dẫn chi tiết về các tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ xóa nợ thuế đối với từng trường hợp cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản: Phải có quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp của Tòa án; quyết định phân chia tài sản của cơ quan thi hành án (nếu có) thể hiện rõ khoản nợ thuế không thu hồi được.
• Đối với doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động: Phải có quyết định giải thể của chủ doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền; văn bản xác nhận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc doanh nghiệp không còn khả năng thanh toán nợ thuế và không còn tài sản để cưỡng chế.
• Các chứng từ, tờ khai hải quan liên quan đến khoản nợ thuế phải được đối chiếu, xác nhận số liệu chính xác giữa hệ thống kế toán thuế của hải quan và hồ sơ lưu trữ.

- Quy trình phối hợp và thẩm quyền giải quyết

Việc xử lý hồ sơ xóa nợ đòi hỏi sự phối hợp liên ngành chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt về thẩm quyền:

• Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm kiểm tra, rà soát toàn bộ hồ sơ do các Chi cục Hải quan trực thuộc lập. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin chưa rõ ràng, phải yêu cầu bổ sung, làm rõ trước khi trình cấp có thẩm quyền.
• Tăng cường trao đổi thông tin hai chiều giữa cơ quan Hải quan và cơ quan Thuế địa phương để tránh tình trạng bỏ sót thông tin về tài sản hoặc các khoản thu khác của doanh nghiệp có thể dùng để khắc phục nợ thuế.
• Sau khi hoàn thiện hồ sơ hợp lệ, Cục Hải quan tỉnh, thành phố lập tờ trình báo cáo Tổng cục Hải quan để xem xét, trình Bộ Tài chính hoặc cấp có thẩm quyền quyết định xóa nợ theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế.