Trả lời văn bản số 79/2014/CV-Fubon ngày 26/8/2014 của Công ty về hóa đơn chứng từ; Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:

“Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.

…”

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2014):

+ Tại Khoản 3, Điều 20 quy định xử lý đối với hóa đơn đã lập:

“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.

+ Tại Điều 24 quy định xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn:

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”

Trường hợp Công ty theo trình bày, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo hiểm tài sản cho khách hàng có thời hạn 01 năm, Công ty đã lập hóa đơn GTGT cho toàn bộ hợp đồng giao cho khách hàng và kê khai, nộp thuế theo quy định, khách hàng có trách nhiệm thanh toán trong vòng 30 ngày nếu quá thời hạn thanh toán thì số tiền phải thanh toán chuyển thành “nợ phí quá hạn” có tính lãi (thời hạn thanh toán “nợ phí quá hạn” tối đa là 3 tháng). Tuy nhiên quá thời hạn thanh toán “nợ phí quá hạn”, khách hàng không thể thanh toán, nên Công ty và khách hàng quyết định hủy hợp đồng đã ký thì 02 bên lập biên bản ghi nhận sự việc, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh giảm dịch vụ, giá bán, tiền thuế GTGT cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ hóa đơn điều chỉnh giảm Công ty thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và tiền thuế GTGT dịch vụ bảo hiểm đã kê khai.

Trường hợp khách hàng làm mất hóa đơn liên 2 do Công ty đã lập giao cho khách hàng thì 02 bên xử lý theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đồng thời khách hàng bị xử phạt theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.