Công văn 7695/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết và thống nhất việc thực hiện Điều 52 Thông tư 38/2015/TT-BTC về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng thúc đẩy việc triển khai Hệ thống quản lý hải quan tự động tại cảng biển, cảng hàng không, kho, bãi (hệ thống VASSCM), giúp tối ưu hóa quy trình thông quan và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

- Nguyên tắc chung về giám sát hải quan tự động

• Việc giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đưa vào, đưa ra, lưu giữ tại khu vực cảng, kho, bãi phải được thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan kết nối với hệ thống thông tin của doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi.
• Đảm bảo tính liên tục, kịp thời và chính xác trong việc trao đổi thông tin giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp cảng, kho, bãi nhằm giảm thiểu thời gian thông quan cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Mọi thông tin về tình trạng hàng hóa (đã thông quan, giải phóng hàng, đưa vào, đưa ra) phải được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống kết nối chung.

- Quy trình giám sát đối với hàng hóa nhập khẩu

• Đưa hàng hóa vào cảng, kho, bãi: Doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi có trách nhiệm cập nhật thông tin hàng hóa (thông tin container, thông tin vận đơn) vào hệ thống ngay khi hàng hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống cảng, kho, bãi và truyền thông tin này đến cơ quan hải quan.
• Đưa hàng hóa ra khỏi cảng, kho, bãi: Hệ thống hải quan sẽ tự động kiểm tra điều kiện thông quan hoặc giải phóng hàng. Khi đủ điều kiện, hệ thống gửi thông tin phê duyệt (dưới dạng danh sách container/hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát) cho doanh nghiệp cảng để thực hiện xếp hàng lên phương tiện vận chuyển của khách hàng.
• Xử lý sự cố hệ thống: Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố không thể truyền nhận dữ liệu điện tử, cơ quan hải quan và doanh nghiệp cảng phối hợp thực hiện xác nhận thủ công bằng chứng từ giấy (phiếu bàn giao, danh sách container) để không làm gián đoạn hoạt động giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp.

- Quy trình giám sát đối với hàng hóa xuất khẩu

• Đưa hàng hóa vào cảng, kho, bãi: Người khai hải quan xuất trình thông tin tờ khai hải quan đã thông quan hoặc được giải phóng hàng cho doanh nghiệp cảng để đưa hàng vào khu vực giám sát chờ xuất khẩu. Doanh nghiệp cảng cập nhật thông tin vào hệ thống và truyền về cơ quan hải quan.
• Đưa hàng hóa ra khỏi cảng (xếp lên phương tiện vận tải xuất cảnh): Trước khi xếp hàng lên tàu hoặc phương tiện vận tải xuất cảnh, doanh nghiệp cảng đối chiếu danh sách container/hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu trên hệ thống. Chỉ những lô hàng đã được cơ quan hải quan xác nhận đủ điều kiện mới được phép xếp lên phương tiện.

- Trách nhiệm của các bên liên quan

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố: Chỉ đạo các Chi cục Hải quan trực thuộc tổ chức thực hiện nghiêm túc hướng dẫn tại Công văn này; chủ động phối hợp, hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi trên địa bàn kết nối hệ thống thông tin đáp ứng chuẩn dữ liệu của ngành hải quan.
• Chi cục Hải quan nơi quản lý địa bàn: Bố trí công chức trực giám sát 24/7 để kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh, đặc biệt là xử lý các trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc sai lệch thông tin giữa tờ khai và thực tế hàng hóa.
• Doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi: Đầu tư trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kết nối; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin hàng hóa đưa vào, đưa ra khu vực cảng, kho, bãi do mình quản lý.

- Hướng dẫn xử lý một số vướng mắc cụ thể và sai lệch dữ liệu

• Sai lệch thông tin số container, số seal: Trường hợp có sự sai lệch giữa thông tin trên hệ thống hải quan và thực tế tại cảng, Chi cục Hải quan nơi quản lý phối hợp với doanh nghiệp cảng và người khai hải quan tiến hành kiểm tra thực tế, xác minh nguyên nhân để thực hiện điều chỉnh thông tin trên hệ thống trước khi cho phép đưa hàng ra khỏi cảng.
• Hàng hóa chung container (LCL): Hướng dẫn cụ thể về việc quản lý, giám sát đối với hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu đóng chung container đưa vào kho CFS, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từng vận đơn lẻ trong container.
• Hàng hóa thay đổi mục đích sử dụng hoặc chuyển cảng: Quy định rõ quy trình phối hợp giữa các Chi cục Hải quan để giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển, không để xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa chưa hoàn thành thủ tục hải quan.