Tóm tắt Công văn 73156/CT-TTHT năm 2016 về chính sách thuế đối với chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác

Công văn 73156/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2016 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng cho người lao động đi công tác. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ và điều kiện khấu trừ thuế.

1. Điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn 73156/CT-TTHT, trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay qua tàu điện tử (e-ticket), doanh nghiệp được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác do đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm công tác.
• Có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) thể hiện đúng tên người lao động được cử đi công tác.
• Có hóa đơn hoặc chứng từ thu tiền của hãng hàng không hoặc đại lý bán vé hợp pháp.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán) hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân người lao động (nếu cá nhân tự thanh toán trước sau đó doanh nghiệp thanh toán lại).

2. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn làm rõ phương thức thanh toán đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng nhằm bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ:

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé: Phải sử dụng tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để thanh toán cho đơn vị cung cấp vé máy bay.
• Trường hợp cá nhân tự thanh toán: Nếu doanh nghiệp giao cho người lao động tự thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, thì hình thức này vẫn được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ quy định rõ hình thức thanh toán này và có đầy đủ chứng từ chứng minh việc doanh nghiệp đã hoàn trả tiền cho người lao động qua ngân hàng.

3. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Đối với thuế GTGT đầu vào của chi phí mua vé máy bay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh:

• Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ thanh toán tiền vé máy bay có hiển thị dòng thuế GTGT (hoặc giá đã bao gồm thuế GTGT theo quy định đặc thù của ngành hàng không).
• Phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả trường hợp thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền và thanh toán lại).

4. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, đặc biệt là quy chế tài chính và quy chế công tác phí, để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho việc giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra. Việc thiếu hụt một trong các chứng từ như thẻ lên máy bay (boarding pass) hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể dẫn đến việc bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT tương ứng.