Công văn 72367/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc xác định chi phí được trừ đối với khoản tiền thưởng được quy định trong hợp đồng kinh tế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp làm rõ các điều kiện pháp lý và chứng từ cần thiết để doanh nghiệp hạch toán hợp lý, tránh các rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế.

- Điều kiện để chi phí tiền thưởng trong hợp đồng kinh tế được tính vào chi phí được trừ:

• Khoản tiền thưởng phải được quy định cụ thể, rõ ràng về điều kiện đạt thưởng, mức thưởng và phương thức thanh toán trong hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục hợp đồng ký kết giữa hai bên.
• Khoản chi thưởng phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp (ví dụ: thưởng doanh số nhằm khuyến khích tiêu thụ hàng hóa, thưởng hoàn thành tiến độ để đẩy nhanh hiệu quả dự án).
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật để chứng minh tính thực tế của khoản chi.
• Đối với các khoản chi tiền thưởng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định về thuế TNDN.

- Hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi tiền thưởng hợp lệ:

• Hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục hợp đồng có điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc chi thưởng giữa hai bên.
• Biên bản nghiệm thu, biên bản xác nhận doanh thu, hoặc văn bản đối chiếu số liệu giữa hai bên để xác định đối tác đã đủ điều kiện nhận thưởng theo đúng thỏa thuận đã cam kết.
• Quyết định chi thưởng của ban giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp dựa trên kết quả thực hiện hợp đồng thực tế.
• Chứng từ thanh toán hợp lệ (phiếu chi đối với khoản dưới 20 triệu đồng hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng đối với khoản từ 20 triệu đồng trở lên).

- Nghĩa vụ thuế của bên nhận tiền thưởng:

• Đối với tổ chức, doanh nghiệp nhận tiền thưởng: Khoản tiền thưởng nhận được từ hợp đồng kinh tế được xác định là thu nhập khác và phải kê khai, nộp thuế TNDN theo quy định. Bên nhận thưởng không phải lập hóa đơn GTGT cho khoản tiền thưởng này mà chỉ cần lập chứng từ thu tiền theo quy định.
• Đối với cá nhân nhận tiền thưởng: Doanh nghiệp chi trả có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trước khi chi trả theo quy định của pháp luật về thuế TNCN hiện hành.

- Các lưu ý quan trọng tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa tiền thưởng theo hợp đồng kinh tế (chi trả cho đối tác, khách hàng) và tiền thưởng cho người lao động (chi trả theo hợp đồng lao động, quy chế tài chính) để áp dụng đúng văn bản hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ chứng từ phù hợp.
• Các khoản chi thưởng không có trong điều khoản hợp đồng kinh tế ban đầu hoặc không có phụ lục hợp đồng bổ sung hợp lệ sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Việc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên là điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có) và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.