Tóm tắt Công văn 72011/CT-TTHT năm 2018 của Cục Thuế thành phố Hà Nội

Công văn 72011/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp có mô hình hoạt động theo hệ thống (bao gồm trụ sở chính và các chi nhánh, cửa hàng, đơn vị phụ thuộc). Văn bản tập trung làm rõ phương thức lập hóa đơn, chứng từ khi luân chuyển hàng hóa và thực hiện giao dịch bán hàng trong toàn hệ thống.

Quy định về việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống

Đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp từ các đơn vị phụ thuộc, Cục Thuế hướng dẫn cụ thể như sau:

• Trường hợp đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng: Các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc khi thực hiện bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng phải lập hóa đơn theo quy định. Tùy thuộc vào hình thức hạch toán (độc lập hay phụ thuộc), đơn vị sẽ sử dụng hóa đơn riêng của chi nhánh (đã thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp) hoặc sử dụng hóa đơn của trụ sở chính nhưng ghi rõ thông tin của đơn vị trực tiếp bán hàng.
• Yêu cầu về thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn xuất ra phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (trụ sở chính hoặc chi nhánh trực tiếp bán), thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng cộng tiền thanh toán.

Hướng dẫn sử dụng chứng từ khi điều chuyển hàng hóa nội bộ

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho và luân chuyển hàng hóa giữa các khâu trong hệ thống, doanh nghiệp được áp dụng các phương thức chứng từ sau:

• Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Khi xuất hàng hóa từ kho của trụ sở chính đến các chi nhánh, cửa hàng phụ thuộc để bán, doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Đây là chứng từ hợp pháp để chứng minh nguồn gốc hàng hóa lưu thông trên đường.
• Xuất hóa đơn khi thực tế tiêu thụ: Khi các chi nhánh, cửa hàng thực tế bán được hàng hóa cho người tiêu dùng, đơn vị phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Đồng thời, định kỳ (hoặc khi kết thúc kỳ kê khai), đơn vị phụ thuộc lập bảng kê chi tiết lượng hàng thực tế tiêu thụ gửi về trụ sở chính để làm cơ sở xuất hóa đơn GTGT cho lượng hàng đã điều chuyển.
• Sử dụng hóa đơn GTGT trực tiếp: Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương thức lập hóa đơn GTGT ngay khi xuất điều chuyển hàng hóa cho các chi nhánh để làm căn cứ kê khai, nộp thuế và thanh toán nội bộ.

Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Việc xuất hóa đơn cho toàn hệ thống gắn liền với nghĩa vụ kê khai thuế của doanh nghiệp:

• Kê khai tập trung: Nếu các đơn vị phụ thuộc không thực hiện hạch toán kế toán riêng, trụ sở chính chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT tập trung cho toàn bộ hoạt động phát sinh tại các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc.
• Kê khai riêng biệt: Đối với các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc có địa bàn hoạt động khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với trụ sở chính, chi nhánh phải thực hiện nộp hồ sơ khai thuế GTGT trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát mô hình tổ chức hoạt động và phương thức hạch toán kế toán của các đơn vị trực thuộc để áp dụng đúng phương thức xuất hóa đơn và chứng từ vận chuyển. Việc tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn tại Công văn 72011/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế.