Tổng quan về Công văn 70538/CT-TTHT năm 2019

Công văn 70538/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế đối với các khoản chi phí do Công ty mẹ thanh toán thay (chi hộ) cho Công ty con. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp làm rõ các điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch thanh toán hộ giữa các bên có quan hệ liên kết.

Quy định về Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí trả thay

Để các khoản chi phí do Công ty mẹ thanh toán thay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty con, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau đây:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi phí được trả thay phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty con.
• Hồ sơ chứng từ hợp pháp: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Trường hợp hóa đơn mang tên Công ty con nhưng do Công ty mẹ thanh toán hộ, hoặc hóa đơn mang tên Công ty mẹ thì phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng giữa hai bên về việc chi hộ, trả thay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này áp dụng cho cả hai chặng thanh toán: từ Công ty mẹ trả cho nhà cung cấp và từ Công ty con hoàn trả lại tiền cho Công ty mẹ.

Quy định về Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và khấu trừ thuế đầu vào

Việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí trả thay được phân định rõ ràng theo từng trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hóa đơn mang tên Công ty con: Nếu hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty con nhưng nguồn tiền do Công ty mẹ thanh toán hộ, Công ty con vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Điều kiện bắt buộc là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ Công ty con sang Công ty mẹ và từ Công ty mẹ sang nhà cung cấp đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Trường hợp hóa đơn mang tên Công ty mẹ: Nếu hóa đơn do nhà cung cấp xuất cho Công ty mẹ, Công ty mẹ phải lập hóa đơn GTGT xuất trả lại cho Công ty con để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế. Thuế suất áp dụng trên hóa đơn xuất trả phải tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đã mua hộ ban đầu.

Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ minh chứng và thủ tục hoàn trả

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện bộ hồ sơ minh chứng bao gồm:

• Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận bằng văn bản giữa Công ty mẹ và Công ty con về việc ủy quyền thanh toán hộ, chi hộ các khoản chi phí cụ thể.
• Bảng kê chi tiết các khoản chi phí kèm theo bản sao hóa đơn, chứng từ gốc do Công ty mẹ cung cấp cho Công ty con.
• Chứng từ chuyển khoản ngân hàng thể hiện việc hoàn trả tiền từ tài khoản của Công ty con sang tài khoản của Công ty mẹ đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.