Công văn 6608/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào việc xác định các khoản chi phí được trừ đối với các khoản chi liên quan đến nhân sự nước ngoài và chuyên gia làm việc tại Việt Nam. Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu về nội dung của văn bản này.

- Quy định về chi phí mua vé máy bay và chỗ ở cho chuyên gia nước ngoài

Theo nội dung hướng dẫn, trường hợp doanh nghiệp tại Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài hoặc công ty mẹ ở nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí về vé máy bay, tiền lưu trú (khách sạn, nhà ở) cho các chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam công tác, làm việc thì các khoản chi này được xử lý như sau:

• Các khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp Việt Nam nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
• Doanh nghiệp phải chứng minh được việc điều động chuyên gia nước ngoài này trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý được trừ

Để các khoản chi phí nêu trên được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Hợp đồng rõ ràng: Phải có hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận bằng văn bản giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía đối tác nước ngoài, trong đó quy định rõ ràng nghĩa vụ của doanh nghiệp Việt Nam trong việc chi trả chi phí đi lại, chỗ ở cho chuyên gia.
• Hóa đơn hợp pháp: Có hóa đơn mua dịch vụ (vé máy bay, tiền thuê phòng khách sạn, căn hộ) mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam.
• Chứng từ thanh toán: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Chứng từ đi kèm đối với vé máy bay: Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử, doanh nghiệp cần lưu giữ thẻ lên máy bay (boarding pass), vé điện tử và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

- Các trường hợp không được tính vào chi phí được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý tránh các sai sót dẫn đến việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc không có điều khoản thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng giữa hai bên.
• Khoản chi mang tính chất cá nhân, không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

- Ý nghĩa và khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Công văn 6608/CT-TTHT mang lại sự rõ ràng về mặt pháp lý, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thiết lập các điều khoản hợp đồng với đối tác nước ngoài. Để tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro bị truy thu thuế, doanh nghiệp cần:

• Rà soát kỹ lưỡng các hợp đồng nhà thầu, hợp đồng dịch vụ ký với đối tác nước ngoài để bổ sung điều khoản chi trả chi phí cho chuyên gia nếu có phát sinh trên thực tế.
• Thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ nghiêm ngặt, đặc biệt là thẻ lên máy bay (boarding pass) của các chuyên gia nước ngoài, vì đây là chứng từ thường xuyên bị thất lạc nhưng lại là bắt buộc để chứng minh chuyến đi có thực tế phát sinh.