Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 đã được Quốc hội khóa XIII thông qua tại kỳ họp thứ 8 ngày 20 tháng 11 năm 2014 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016. Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (Nghị định số 123/2015/NĐ-CP); Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015, quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (Thông tư số 15/2015/TT-BTP).

Để bảo đảm thực hiện đồng bộ, hiệu quả Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành, Cục Hộ tịch, quốc tịch chứng thực đề nghị Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện một số nội dung sau:

1. Tiếp tục triển khai công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch tại địa phương bằng nhiều hình thức phù hợp, nhằm nâng cao nhận thức của người dân về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.

2. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, kiện toàn để bảo đảm 100% công chức làm công tác hộ tịch tại địa phương đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật trước ngày 01/01/2020.

3. Thường xuyên quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn công tác đăng ký hộ tịch trên địa bàn, đáp ứng kịp thời yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân. Có kế hoạch thanh tra, kiểm tra kịp thời đối với công tác đăng ký, quản lý hộ tịch (đặc biệt những công việc mới được phân cấp cho UBND cấp huyện, cấp xã), công tác bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác hộ tịch, bảo đảm chỉ tuyển dụng mới những người đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch từ 01/01/2016, chấm dứt tình trạng tuyển dụng và bố trí công chức không đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch và tình trạng sử dụng biên chế công chức tư pháp - hộ tịch đảm nhiệm công việc khác.

4. Về việc giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch từ ngày 01/01/2016

Đối với những việc hộ tịch đã được Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thụ lý trước ngày 01/01/2016 mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định pháp luật có hiệu lực vào thời Điểm tiếp nhận hồ sơ và được sử dụng biểu mẫu hộ tịch tương ứng được ban hành kèm theo Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010, Thông tư số 16.a/2010/TT-BTP ngày 08/10/2010, Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23/5/2012, Thông tư số 09b/2013/TT-BTP ngày 20/5/2013, Thông tư số 02a/2015/TT-BTP ngày 23/02/2015 của Bộ Tư pháp.

Kể từ ngày 02/01/2016, thống nhất áp dụng quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư số 15/2015/TT-BTP khi tiếp nhận và giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch mới.

5. Về việc sử dụng biểu mẫu giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch

Theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP thì Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Sổ hộ tịch để ghi những việc hộ tịch được đăng ký bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm; Sổ hộ tịch chỉ sử dụng trong năm, không sử dụng để đăng ký cho năm tiếp theo.

Bộ Tư pháp sẽ trực tiếp in, phát hành biểu mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử. Để bảo đảm từ ngày 01/01/2016 các cơ quan đăng ký hộ tịch tại địa phương có đủ giấy tờ, Sổ hộ tịch sử dụng theo quy định, đề nghị Sở Tư pháp căn cứ vào nhu cầu sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn liên hệ với Nhà xuất bản Tư pháp - Bộ Tư pháp để được cung cấp mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành. Trường hợp địa phương đã ứng dụng công nghệ thông tin, có phần mềm đăng ký hộ tịch bảo đảm việc in nội dung thông tin hộ tịch theo đúng tiêu chuẩn về kích thước, chi tiết kỹ thuật quy định đề nghị có văn bản báo cáo cụ thể về Bộ Tư pháp để được xác nhận và cho phép sử dụng Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn phát hành dưới dạng phôi không có nội dung.

Các loại Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch khác được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch tự in sử dụng. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng.

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tự in và sử dụng các mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không thể tự in được thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

6. Về lệ phí đăng ký hộ tịch

Ngày 13/11/2015, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 179/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 02/2014/TT-BTP ngày 02/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2016. Đề nghị các Sở Tư pháp chủ động nghiên cứu, đề xuất Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sớm trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành Nghị quyết về lệ phí đăng ký hộ tịch tại địa phương theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí. Trong thời gian Hội đồng nhân dân cấp tỉnh chưa ban hành Nghị quyết thì thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 của Thông tư số 179/2015/TT-BTC Liên quan đến lệ phí đăng ký các việc hộ tịch mới được phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện từ ngày 01/01/2016, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 4617/BTP-HTQTCT ngày 16/12/2015 trao đổi với Bộ Tài chính, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ có thông tin đến các Sở Tư pháp sau khi nhận được văn bản trả lời của Bộ Tài chính.

7. Cung cấp cho Phòng Tư pháp cấp huyện Bảng hướng dẫn thực hiện việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam và chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài theo Công văn số 2897/HTQTCT-HT ngày 06/6/2014 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; hướng dẫn về mẫu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của một số quốc gia sử dụng trong hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài đã được Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cung cấp cho Sở Tư pháp theo Công văn số 1020/HTQTCT-HT ngày 13/02/2015 và Công văn số 4488/HTQTCT-HT ngày 21/8/2015.

8. Để bảo đảm quy định về việc cấp Số định danh cá nhân khi khai sinh của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP từ ngày 01/01/2016, Bộ Tư pháp đã phối hợp với Bộ Công an thực hiện việc kết nối giữa phần mềm đăng ký khai sinh và phần mềm cấp Số định danh cá nhân, sẽ triển khai thí Điểm sử dụng phần mềm đăng ký khai sinh, cấp Số định danh cá nhân trong quý I/2016 cho các cơ quan đăng ký hộ tịch của thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hải Phòng. Theo đó, kể từ 01/01/2016, dữ liệu khai sinh chính thức từ cơ quan đăng ký hộ tịch của 4 thành phố sẽ chuyển về Trung tâm dữ liệu của Bộ Tư pháp, từ đó chuyển cho Bộ công an để nhận Số định danh cá nhân và ghi ngay trong Giấy khai sinh cấp cho người dân.

Đối với các địa phương khác, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện đăng ký khai sinh theo phương thức thông thường, giải thích cho người đi đăng ký khai sinh về việc chưa có Số định danh cá nhân. Tùy theo lựa chọn của người đi đăng ký khai sinh, thực hiện theo một trong hai phương án sau:

- Nếu người đi đăng ký khai sinh yêu cầu có Giấy khai sinh ngay thì để trống phần ghi về số định danh cá nhân, cấp Giấy khai sinh cho người dân, giải thích rõ cho họ về quyền bổ sung thông tin hộ tịch (Số định danh cá nhân) sau này.

- Nếu người đi đăng ký khai sinh yêu cầu có số định danh cá nhân thì viết phiếu hẹn (lùi thời hạn trả kết quả so với quy định), sau đó, định kỳ 01 lần/tuần tập trung hồ sơ lên Phòng Tư pháp để nhập dữ liệu khai sinh vào hệ thống để lấy Số định danh cá nhân, sau đó ghi vào Giấy khai sinh và gửi trả kết quả cho người yêu cầu qua hệ thống bưu chính.

Trên đây là một số nội dung triển khai thi hành Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư số 15/2015/TT-BTP, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo triển khai thực hiện thống nhất.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị có báo cáo về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để được hướng dẫn giải quyết kịp thời./.