Tóm tắt Công văn 65146/CT-TTHT năm 2017 về khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 65146/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về các điều kiện xác định khoản chi phí được trừ đối với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào trường hợp doanh nghiệp phát sinh chi phí mua vé máy bay qua phương thức điện tử cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các điều kiện cốt lõi để chi phí mua vé máy bay điện tử được tính vào chi phí được trừ

Theo nội dung hướng dẫn, để khoản chi phí mua vé máy bay trực tuyến (qua website thương mại điện tử) cho người lao động đi công tác được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải thu thập và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay: Doanh nghiệp phải có vé máy bay điện tử (e-ticket) và thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cho đơn vị cung cấp vé) hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân người lao động (nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó doanh nghiệp thanh toán lại).
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản, quyết định cử người lao động đi công tác do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải có quy định cụ thể về việc cho phép người lao động thanh toán công tác phí (bao gồm tiền vé máy bay) bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp thanh toán lại sau khi hoàn thành chuyến công tác.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Mọi khoản chi phí đi lại, công tác bằng đường hàng không phải chứng minh được tính liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn, chứng từ thanh toán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo đúng quy định pháp luật hiện hành về thuế TNDN và thuế GTGT.
• Xử lý trường hợp thiếu chứng từ: Nếu thiếu một trong các chứng từ bắt buộc như thẻ lên máy bay (boarding pass), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc không có quy chế nội bộ rõ ràng, khoản chi này sẽ bị coi là không đủ điều kiện và bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.