Công văn 6461/CT-NVT do Cục Thuế ban hành năm 2025 hướng dẫn chi tiết về việc cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thống nhất quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân không thuộc diện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Phạm vi áp dụng và đối tượng thực hiện

Văn bản quy định phạm vi áp dụng đối với các cơ quan thuế các cấp trong việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp hóa đơn. Các đối tượng được áp dụng hướng dẫn này bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không kê khai thuế thường xuyên nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ.
• Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hợp pháp cần xuất hóa đơn.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang bị áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn nhưng được cơ quan thuế chấp thuận cho phép sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh tối thiểu.
• Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội có phát sinh hoạt động thanh lý tài sản công hoặc cung cấp dịch vụ có thu phí, lệ phí theo quy định.

Các nội dung chính sách cốt lõi

- Quy trình, thủ tục đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Người nộp thuế thuộc đối tượng được cấp hóa đơn lẻ phải thực hiện đầy đủ các bước thủ tục hành chính theo hướng dẫn:

• Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi cá nhân cư trú, nơi tổ chức đặt trụ sở hoặc nơi phát sinh hoạt động kinh doanh thực tế.
• Thành phần hồ sơ bắt buộc gồm có: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo mẫu quy định; Tờ khai thuế phát sinh theo từng lần phát sinh; Bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; Bản sao biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu có); Tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ và thực hiện đối chiếu thực tế trước khi phê duyệt cấp hóa đơn trên hệ thống.

- Nghĩa vụ tài chính và nộp thuế trước khi cấp hóa đơn

Việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được gắn liền với nghĩa vụ hoàn thành nghĩa vụ thuế của người nộp thuế:

• Người nộp thuế phải thực hiện kê khai và nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu tương ứng với từng nhóm ngành nghề kinh doanh.
• Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế chỉ thực hiện cấp hóa đơn sau khi người nộp thuế đã hoàn thành việc nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước và xuất trình chứng từ nộp thuế hợp lệ cho cơ quan thuế trực tiếp xử lý.

- Quy định đối với doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp đang bị áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn nhưng có nhu cầu cấp hóa đơn lẻ:

• Doanh nghiệp phải có văn bản giải trình cụ thể gửi cơ quan thuế về việc đề nghị sử dụng hóa đơn lẻ để có nguồn thanh toán các khoản chi phí thiết yếu như tiền lương cho người lao động, chi phí vận hành tối thiểu.
• Doanh nghiệp phải cam kết và thực hiện nộp ngay tối thiểu 18% doanh thu trên hóa đơn được cấp vào ngân sách nhà nước để khắc phục, thay thế cho nghĩa vụ nợ thuế đang bị cưỡng chế.

- Phương thức cấp phát và tra cứu hóa đơn điện tử

Công văn hướng dẫn cụ thể về hạ tầng kỹ thuật và phương thức giao nhận hóa đơn:

• Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh được hệ thống của cơ quan thuế cấp mã xác thực và lưu trữ tập trung trên cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử quốc gia.
• Người nộp thuế và bên mua hàng có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính pháp lý và ngăn ngừa hóa đơn giả mạo.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn 6461/CT-NVT có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ban hành năm 2025. Cục Thuế yêu cầu các Chi cục Thuế trực thuộc và các phòng ban chuyên môn phổ biến rộng rãi hướng dẫn này đến người nộp thuế trên địa bàn; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra giám sát chặt chẽ quy trình cấp hóa đơn lẻ nhằm ngăn chặn hành vi mua bán hóa đơn trái phép, hợp thức hóa hàng hóa không rõ nguồn gốc xuất xứ.