Tổng quan về Công văn 638/TCT-CS

Công văn 638/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các vướng mắc của Công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các hoạt động chiết khấu thương mại, hàng hóa trả lại và các chương trình khuyến mại. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành.

- Quy định về lập hóa đơn đối với khoản chiết khấu thương mại

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về phương thức lập hóa đơn khi doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng dựa trên doanh số hoặc số lượng mua hàng:

• Trường hợp chiết khấu theo từng lần mua: Số tiền chiết khấu phải được giảm trừ trực tiếp trên hóa đơn GTGT của lần mua đó. Giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm trừ chiết khấu thương mại.
• Trường hợp chiết khấu căn cứ vào số lượng, doanh số đạt được sau một khoảng thời gian: Số tiền chiết khấu được điều chỉnh vào hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Nếu số tiền chiết khấu lớn hơn giá trị của lần mua cuối cùng, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn điều chỉnh giảm riêng biệt kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn trước đó.
• Yêu cầu về chứng từ kèm theo: Doanh nghiệp phải có hợp đồng kinh tế, quy chế tài chính hoặc chương trình chiết khấu thương mại được phê duyệt rõ ràng để làm căn cứ pháp lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn đối với hàng hóa bị trả lại

Đối với trường hợp người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, việc lập hóa đơn được thực hiện như sau:

• Trường hợp người mua là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất GTGT tương ứng với hóa đơn mua hàng trước đó. Hóa đơn này là căn cứ để hai bên điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
• Trường hợp người mua là cá nhân hoặc đối tượng không có hóa đơn: Hai bên phải lập biên bản trả lại hàng hóa hoặc biên bản thu hồi hóa đơn, ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại và số tiền thanh toán. Người bán thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập và lưu trữ cùng biên bản để làm căn cứ điều chỉnh giảm doanh thu.

- Quy định lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại

Việc xuất hóa đơn cho các chương trình khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu của Unilever Việt Nam phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý thuế:

• Đăng ký chương trình khuyến mại: Các chương trình khuyến mại phải được đăng ký hoặc thông báo với Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương theo quy định của pháp luật về thương mại.
• Lập hóa đơn cho hàng khuyến mại: Khi xuất hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng hàng hóa, dòng thuế suất và tiền thuế không ghi (gạch chéo) hoặc ghi bằng không tùy thuộc vào tính chất của chương trình đã đăng ký hợp pháp.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Nguyên tắc kê khai và điều chỉnh thuế liên quan

Tổng cục Thuế nhấn mạnh các nguyên tắc kê khai thuế phát sinh từ các nghiệp vụ trên:

• Điều chỉnh doanh thu tính thuế: Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại hợp pháp được trừ khỏi doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và doanh thu tính thuế GTGT của kỳ phát sinh.
• Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch bao gồm: hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và văn bản phê duyệt chương trình khuyến mại, chiết khấu.