Tóm tắt Công văn 6129/TCT-CS năm 2016 về hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 6129/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp và các Cục Thuế địa phương liên quan đến việc xử lý hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn, đồng thời hướng dẫn chi tiết về thủ tục khắc phục và điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn này.

- Quy định về xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc và chế tài xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra của các bên liên quan:

• Đối với bên bán (bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ): Trường hợp bên bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình lưu trữ hoặc trước khi giao cho khách hàng thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 109/2013/NĐ-CP (và các văn bản sửa đổi, bổ sung hành chính thuế, hóa đơn hiện hành).
• Đối với bên mua (bên nhận hàng hóa, dịch vụ): Trường hợp bên mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào (Liên 2) để làm chứng từ kê khai, khấu trừ thuế thì cũng bị xử phạt vi phạm hành chính, trừ trường hợp mất do sự kiện bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn) hoặc các lý do khách quan được pháp luật thừa nhận.
• Trường hợp giảm nhẹ hoặc miễn phạt: Nếu doanh nghiệp chứng minh được việc mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba (như đơn vị chuyển phát nhanh) hoặc tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì mức phạt có thể được xem xét giảm nhẹ hoặc miễn phạt theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.

- Thủ tục khắc phục và hồ sơ pháp lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tính hợp pháp của chứng từ kế toán, khi xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Liên 2, người bán và người mua phải phối hợp thực hiện các thủ tục sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp), đóng dấu xác nhận của cả hai bên.
• Cung cấp bản sao hóa đơn hợp lệ: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, người đại diện theo pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu xác nhận trực tiếp trên bản sao chụp đó và giao cho người mua.
• Báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế: Doanh nghiệp làm mất hóa đơn phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ đối với hóa đơn bị mất

Công văn hướng dẫn cụ thể về việc chấp thuận chứng từ thay thế đối với hóa đơn bị mất để doanh nghiệp mua hàng không bị ảnh hưởng quyền lợi thuế:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Người mua được sử dụng bản sao liên 1 của hóa đơn (có chữ ký và dấu xác nhận của người bán) kèm theo biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Giao dịch mua bán phải đảm bảo có thật và đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN: Các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hóa đơn bị mất vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán qua ngân hàng).
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp mua và doanh nghiệp bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn cũng như các hồ sơ, chứng từ kèm theo nhằm ngăn chặn hành vi lợi dụng để gian lận, trốn thuế.