Tổng quan về Công văn 6113/CT-TTHT năm 2019

Công văn 6113/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này giải quyết trực tiếp các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là các quy định liên quan đến chữ ký của người mua và quy trình chuyển đổi hóa đơn.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 6113/CT-TTHT

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những vướng mắc phổ biến nhất của doanh nghiệp là việc người mua có bắt buộc phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử hay không. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã có hướng dẫn chi tiết dựa trên các quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC:

• Trường hợp được miễn chữ ký điện tử của người mua: Người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nếu người mua là đối tượng không có mã số thuế (cá nhân mua lẻ) hoặc là đơn vị kinh doanh nhưng có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ khác chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên như: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn biên nhận thanh toán hoặc phiếu thu.
• Trường hợp bắt buộc phải ký điện tử: Chữ ký điện tử của người mua chỉ bắt buộc thực hiện khi có sự thỏa thuận cụ thể bằng văn bản giữa người bán và người mua, hoặc theo yêu cầu đặc thù của một số ngành nghề kinh doanh có quy định bắt buộc người mua phải ký số trên hóa đơn để hoàn thiện tính pháp lý của giao dịch.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn cụ thể về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu lưu trữ chứng từ kế toán hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông trên đường:

• Điều kiện chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Trên hóa đơn giấy chuyển đổi phải có dòng chữ ghi rõ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Yêu cầu về chữ ký và con dấu: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên bán, họ tên người thực hiện chuyển đổi và dấu đóng đỏ của bên bán để đảm bảo tính pháp lý và giá trị chứng minh.
• Giới hạn số lần chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông. Các bản sao chụp tiếp theo không có giá trị pháp lý như bản chuyển đổi gốc.

3. Áp dụng quy định trong giai đoạn chuyển tiếp về hóa đơn điện tử

Trong giai đoạn chuyển tiếp thực hiện các quy định mới về hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh lưu ý doanh nghiệp các điểm sau:

• Tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định cũ: Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in, đặt in trước ngày 01/11/2018 thì vẫn được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/10/2020 nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi bắt buộc từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Chủ động chuẩn bị lộ trình: Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nhân lực và phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp để sẵn sàng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo đúng lộ trình quy định.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 6113/CT-TTHT mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ thực tiễn, giúp tháo gỡ rào cản thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí và thời gian khi giao dịch với khách hàng nhỏ lẻ. Doanh nghiệp cần lưu ý áp dụng đúng các hướng dẫn về chữ ký điện tử và lưu trữ chứng từ kèm theo để tránh các rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế tại đơn vị.