Tóm tắt Công văn 5884/TCHQ-TXNK về việc sử dụng tờ khai sao trong hồ sơ hoàn thuế

Công văn 5884/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến việc sử dụng tờ khai hải quan sao lục (tờ khai sao) trong hồ sơ đề nghị hoàn thuế, không thu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp thống nhất quy trình thực hiện giữa các Chi cục Hải quan địa phương, đồng thời tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Nguyên tắc sử dụng tờ khai sao lục trong hồ sơ hoàn thuế

Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, việc chấp nhận tờ khai hải quan sao lục trong hồ sơ hoàn thuế phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ sau:

• Trường hợp áp dụng: Doanh nghiệp được phép sử dụng tờ khai hải quan sao lục (bản sao có xác nhận của cơ quan hải quan) trong trường hợp tờ khai hải quan bản chính (bản do người nộp thuế lưu) bị mất hoặc thất lạc do các nguyên nhân khách quan, bất khả kháng.
• Giá trị pháp lý: Tờ khai sao lục do cơ quan hải quan có thẩm quyền cấp và xác nhận có giá trị pháp lý thay thế bản chính để làm cơ sở xem xét, giải quyết hoàn thuế hoặc không thu thuế, với điều kiện thông tin trên tờ khai phải khớp đúng với dữ liệu trên hệ thống thông tin điện tử của ngành Hải quan.

Quy trình kiểm tra, xác nhận và đối chiếu dữ liệu

Để đảm bảo tính chính xác và phòng ngừa các hành vi gian lận thuế, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc quy trình kiểm tra:

• Thẩm quyền cấp sao lục: Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan ban đầu hoặc đơn vị hải quan đang lưu trữ hồ sơ gốc có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử để thực hiện việc sao lục tờ khai cho doanh nghiệp theo đúng quy định về lưu trữ.
• Đối chiếu hệ thống dữ liệu: Khi tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế có sử dụng tờ khai sao lục, cơ quan hải quan giải quyết hoàn thuế phải thực hiện đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai sao lục với thông tin tờ khai gốc trên Hệ thống thông tin quản lý cơ sở dữ liệu hải quan (Hệ thống VNACCS/VCIS).
• Xử lý khi có nghi ngờ: Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của tờ khai sao lục hoặc thông tin không thống nhất trên hệ thống, cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ phải tiến hành xác minh trực tiếp với Chi cục Hải quan nơi cấp sao lục hoặc nơi đăng ký tờ khai trước khi ra quyết định hoàn thuế, không thu thuế.

Trách nhiệm của các bên liên quan

Văn bản phân định rõ ràng trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục:

• Đối với người nộp thuế: Phải có văn bản giải trình rõ lý do mất, thất lạc tờ khai bản chính và cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các hồ sơ, tài liệu, tờ khai sao lục đã cung cấp cho cơ quan hải quan.
• Đối với cơ quan hải quan giải quyết hoàn thuế: Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ chặt chẽ, đảm bảo việc hoàn thuế, không thu thuế đúng đối tượng, đúng điều kiện và đúng quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế.

Ý nghĩa thực tiễn của hướng dẫn

Công văn 5884/TCHQ-TXNK mang lại nhiều tác động tích cực trong thực tế áp dụng pháp luật hải quan:

• Giúp tháo gỡ khó khăn về mặt thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp gặp sự cố mất mát chứng từ gốc do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác.
• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong việc được hoàn lại các khoản thuế xuất nhập khẩu theo đúng quy định của Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
• Tăng cường tính minh bạch, đồng bộ trong hoạt động quản lý nhà nước về hải quan và ngăn chặn các hành vi lợi dụng việc sao lục tờ khai để trục lợi hoặc gian lận hoàn thuế.