Công văn 5868/TCT-TNCN năm 2017 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương thực hiện thống nhất quy trình xác minh thông tin và xử lý các trường hợp trùng số Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Thẻ căn cước công dân (CCCD) trong quá trình cấp mã số thuế (MST) cho cá nhân. Việc này giúp đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế, đồng thời làm sạch dữ liệu quản lý thuế.

- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và tra cứu thông tin trên hệ thống

• Khi nhận được hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập, cơ quan thuế thực hiện nhập thông tin đăng ký thuế vào hệ thống ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS).
• Trường hợp hệ thống cảnh báo trùng số CMND/CCCD với một mã số thuế đã được cấp trước đó cho một cá nhân khác, cơ quan thuế phải tiến hành tra cứu, đối chiếu thông tin chi tiết của hai cá nhân này trên hệ thống.
• Các thông tin cần đối chiếu bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ hộ khẩu thường trú, ngày cấp và nơi cấp CMND/CCCD để xác định xem đây là hai cá nhân khác nhau hay cùng một cá nhân.

- Bước 2: Xác minh thông tin thực tế của người nộp thuế

• Nếu thông tin tra cứu trên hệ thống không đủ cơ sở để kết luận, cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ phải liên hệ trực tiếp với người nộp thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập để yêu cầu cung cấp bản sao CMND/CCCD (có công chứng hoặc đối chiếu với bản chính).
• Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thuế phối hợp với cơ quan công an địa phương nơi cấp CMND/CCCD để xác minh tính xác thực của số CMND/CCCD bị trùng lặp.
• Kết quả xác minh phải được lập thành biên bản hoặc ghi nhận bằng văn bản có xác nhận của các bên liên quan để làm căn cứ xử lý tiếp theo.

- Bước 3: Phương án xử lý đối với từng trường hợp trùng số CMND cụ thể

• Trường hợp hai cá nhân khác nhau có cùng số CMND thực tế (do lỗi của cơ quan công an khi cấp trùng số): Cơ quan thuế hướng dẫn một trong hai cá nhân (ưu tiên cá nhân đăng ký sau hoặc cá nhân có điều kiện thuận lợi hơn) thực hiện thủ tục đổi sang thẻ CCCD mới hoặc xin xác nhận của cơ quan công an về việc cấp trùng số để làm cơ sở cấp MST mới.
• Trường hợp trùng do sai sót nhập liệu của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế: Cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh lại thông tin đăng ký thuế của cá nhân bị nhập sai trên hệ thống TMS theo đúng hồ sơ gốc, sau đó tiến hành cấp MST cho cá nhân còn lại theo đúng quy định.
• Trường hợp một cá nhân đã được cấp MST nhưng tiếp tục đăng ký thuế bằng số CMND mới: Cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế của cá nhân đó trên hệ thống (cập nhật số CMND mới vào MST đã cấp), không cấp thêm MST mới nhằm đảm bảo nguyên tắc mỗi cá nhân chỉ có một MST duy nhất.

- Bước 4: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống và phê duyệt cấp mã số thuế

• Sau khi đã xác minh rõ ràng và có đầy đủ căn cứ pháp lý, công chức thuế được giao nhiệm vụ thực hiện cập nhật kết quả xử lý vào hệ thống TMS.
• Bộ phận phê duyệt hồ sơ kiểm tra lại toàn bộ chứng từ, biên bản xác minh trước khi nhấn phê duyệt cấp MST mới hoặc cập nhật thông tin thay đổi của người nộp thuế.
• Cơ quan thuế thông báo kết quả giải quyết cho người nộp thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập trong thời hạn quy định, đảm bảo không gây phiền hà, tắc nghẽn trong công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân.