Giới thiệu chung về Công văn 5614/BNV-VTLTNN

Công văn 5614/BNV-VTLTNN do Bộ Nội vụ ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thống nhất việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước. Văn bản này đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử và Chính phủ số, đảm bảo tính pháp lý, an toàn và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu điện tử.

Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau đây:

• Tính toàn vẹn và xác thực: Hồ sơ, tài liệu điện tử phải được bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi trái phép kể từ khi được khởi tạo và phải xác thực được nguồn gốc của người ký, cơ quan ban hành thông qua chữ ký số hợp pháp.
• Khả năng truy cập và sử dụng: Tài liệu lưu trữ phải được tổ chức, phân loại và quản lý khoa học để bảo đảm khả năng truy cập, tìm kiếm, khai thác thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
• An toàn thông tin: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý để bảo vệ hồ sơ điện tử khỏi sự truy cập trái phép, mất mát, hư hỏng hoặc bị hủy hoại ngoài ý muốn.
• Tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật: Định dạng dữ liệu, cấu trúc hồ sơ và phương thức truyền nhận phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ điện tử.

Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần lưu trữ

Theo hướng dẫn, một hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đầy đủ bao gồm các thành phần tài liệu sau:

• Tài liệu đầu vào: Bản điện tử của các giấy tờ, đơn thư, tờ trình, hồ sơ do cá nhân, tổ chức nộp trực tuyến hoặc được số hóa từ hồ sơ giấy khi nộp trực tiếp.
• Tài liệu giải quyết: Các văn bản, ý kiến chỉ đạo, phiếu trình, biên bản họp, kết quả thẩm định, xác minh phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan có thẩm quyền.
• Tài liệu kết quả: Quyết định, giấy phép, chứng chỉ, thẻ, hoặc các hình thức văn bản kết quả khác được ký số bởi cơ quan có thẩm quyền để trả cho cá nhân, tổ chức.
• Siêu dữ liệu (Metadata): Các thông tin mô tả đi kèm hồ sơ như mã hồ sơ, tên thủ tục, thời gian tiếp nhận, thời gian giải quyết, thông tin người nộp, người giải quyết và lịch sử xử lý hồ sơ.

Quy trình thu thập và lưu trữ hồ sơ điện tử

Quy trình thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện qua các bước chặt chẽ:

• Tiếp nhận và phân loại: Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ, tự động cấp mã hồ sơ và cập nhật siêu dữ liệu ban đầu.
• Giải quyết và cập nhật: Trong quá trình xử lý, các cán bộ, công chức cập nhật liên tục các tài liệu phát sinh vào hồ sơ điện tử trên hệ thống.
• Đóng hồ sơ và ký số: Sau khi có kết quả giải quyết, hồ sơ được kiểm tra tính đầy đủ, thực hiện đóng hồ sơ và tiến hành ký số xác thực toàn bộ hồ sơ bởi người có thẩm quyền hoặc hệ thống tự động.
• Chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan: Hồ sơ điện tử sau khi hoàn thành việc giải quyết sẽ được chuyển giao vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Văn thư - Lưu trữ) của cơ quan theo thời hạn quy định để thực hiện lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn.

Yêu cầu kỹ thuật và định dạng tài liệu lưu trữ

Để bảo đảm khả năng đọc và lưu trữ lâu dài, văn bản hướng dẫn cụ thể về định dạng tài liệu:

• Tài liệu dạng văn bản: Phải sử dụng định dạng PDF/A (Portable Document Format for Archiving) hoặc định dạng XML theo tiêu chuẩn quy định, bảo đảm không bị thay đổi định dạng hiển thị theo thời gian.
• Tài liệu dạng hình ảnh, bản vẽ: Sử dụng các định dạng phổ biến, chất lượng cao như TIFF, JPEG hoặc PNG với độ phân giải tối thiểu theo quy định để bảo đảm độ sắc nét.
• Chữ ký số: Chữ ký số trên tài liệu điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và dịch vụ chứng thực chữ ký số, bảo đảm tính pháp lý tương đương văn bản giấy có ký tên, đóng dấu.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Công văn phân định rõ trách nhiệm của từng đối tượng trong công tác lưu trữ hồ sơ điện tử:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện, bố trí kinh phí và hạ tầng kỹ thuật bảo đảm cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử tại cơ quan mình.
• Cán bộ, công chức giải quyết thủ tục hành chính: Có trách nhiệm thu thập, cập nhật đầy đủ, chính xác các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết vào hồ sơ điện tử và thực hiện nộp lưu đúng thời hạn.
• Người làm công tác văn thư, lưu trữ: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ điện tử lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.