Công văn 5598/VPCP-TTĐT được Văn phòng Chính phủ ban hành năm 2016 nhằm đôn đốc, chấn chỉnh và tăng cường việc sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong kỷ nguyên số.

- Thực trạng và sự cần thiết của việc sử dụng thư điện tử công vụ

Văn phòng Chính phủ đánh giá bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng thư điện tử công vụ tại nhiều bộ, ngành, địa phương vẫn còn mang tính hình thức, chưa triệt để. Nhiều cán bộ, công chức, viên chức vẫn duy trì thói quen sử dụng các hộp thư điện tử công cộng, miễn phí như Gmail, Yahoo, Outlook để trao đổi thông tin, tài liệu phục vụ công việc chuyên môn. Việc này tiềm ẩn nguy cơ rất lớn về lộ lọt thông tin bí mật nhà nước, mất an toàn thông tin và làm giảm tính chuyên nghiệp trong giao dịch hành chính công.

- Các yêu cầu và nhiệm vụ trọng tâm được chỉ đạo

• Triệt để sử dụng thư điện tử công vụ trong công việc: Yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức, viên chức phải sử dụng địa chỉ thư điện tử công vụ được cấp (có đuôi tên miền .gov.vn) khi gửi, nhận văn bản, tài liệu và trao đổi thông tin công vụ qua mạng Internet.
• Nghiêm cấm sử dụng thư điện tử cá nhân cho việc công: Tuyệt đối không sử dụng các dịch vụ thư điện tử công cộng, không bảo mật để gửi, nhận các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến công việc của cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các tài liệu mật, tài liệu nội bộ chưa được công bố.
• Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu: Thủ trưởng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải trực tiếp chỉ đạo, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy định này tại cơ quan, đơn vị mình quản lý.
• Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin: Các cơ quan, đơn vị chủ quản hệ thống thư điện tử công vụ phải chủ động nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm hệ thống hoạt động thông suốt, ổn định; đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật mạnh mẽ để phòng chống mã độc, thư rác và các nguy cơ tấn công mạng.

- Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

• Các bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm ban hành hoặc hoàn thiện quy chế quản lý, sử dụng thư điện tử công vụ của cơ quan mình, trong đó quy định rõ chế tài xử lý đối với các trường hợp vi phạm.
• Định kỳ tổng hợp, đánh giá tình hình sử dụng thư điện tử công vụ để báo cáo Văn phòng Chính phủ và Bộ Thông tin và Truyền thông, làm cơ sở để theo dõi, xếp hạng chỉ số ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của các đơn vị.