Giới thiệu về Công văn 5491/CT-CS năm 2025

Công văn 5491/CT-CS do Cục Thuế ban hành năm 2025 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt đi sâu vào các khoản chi tiền thưởng cho người lao động. Văn bản này giúp làm rõ các điều kiện pháp lý và thực tế để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lệ và hạn chế tối đa các rủi ro bị xuất toán hoặc truy thu thuế khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Các điều kiện để khoản chi tiền thưởng được tính vào chi phí được trừ

Theo tinh thần hướng dẫn của Công văn 5491/CT-CS và các quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, để khoản chi tiền thưởng cho người lao động được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Tính thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi tiền thưởng phải thực tế phát sinh, mang tính chất khuyến khích lao động và có liên quan trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quy định rõ ràng trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: Khoản tiền thưởng phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý sau đây của doanh nghiệp:
  • Hợp đồng lao động đã ký kết hợp pháp giữa doanh nghiệp và người lao động.
  • Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp được đăng ký theo quy định của pháp luật lao động.
  • Quy chế tài chính của doanh nghiệp, Tổng công ty hoặc Tập đoàn.
  • Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính và được phê duyệt hợp lệ.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải xuất trình được đầy đủ chứng từ chi tiền (phiếu chi, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị theo quy định) và danh sách ký nhận tiền của người lao động hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng tương ứng.

Các trường hợp chi tiền thưởng không được trừ khi tính thuế TNDN

Công văn cũng lưu ý các doanh nghiệp về những khoản chi tiền thưởng không đủ điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, bao gồm:

• Không được quy định trong quy chế: Các khoản chi tiền thưởng cho người lao động nhưng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong bất kỳ văn bản, quy chế nội bộ hay hợp đồng lao động nào của doanh nghiệp.
• Chưa thực hiện chi trả thực tế: Khoản chi tiền thưởng đã được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí trong năm tài chính nhưng thực tế đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm đó vẫn chưa thực hiện chi trả (trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo đúng tỷ lệ và quy định của pháp luật).
• Thiếu chứng từ thanh toán hợp lệ: Các khoản chi thưởng không có chứng từ thanh toán rõ ràng, không chứng minh được người lao động đã thực nhận hoặc không tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hạn mức bắt buộc.

Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quyền lợi về thuế, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động để đảm bảo các điều khoản về tiền thưởng được xây dựng chặt chẽ, rõ ràng, đồng nhất và không có sự mâu thuẫn.
• Lập và lưu trữ khoa học đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán đối với từng đợt chi thưởng cho người lao động, đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
• Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới từ Cục Thuế trực tiếp quản lý để áp dụng đúng quy định cho từng kỳ tính thuế cụ thể, tránh các sai sót đáng tiếc do áp dụng quy định cũ đã hết hiệu lực.