Giới thiệu về Công văn 53947/CTHN-TTHT năm 2021

Công văn 53947/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vận tải và các đơn vị có phát sinh hoạt động thu hộ, chi hộ phí vận tải quốc tế. Văn bản này tập trung làm rõ hai vấn đề cốt lõi: hình thức thể hiện hóa đơn đối với khoản thu hộ phí vận tải quốc tế và các điều kiện để ghi nhận khoản chi phí này vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Quy định về hình thức thể hiện hóa đơn đối với khoản thu hộ phí vận tải quốc tế

Đối với các khoản thu hộ, chi hộ nói chung và thu hộ phí vận tải quốc tế nói riêng, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng vận chuyển và có phát sinh khoản thu hộ: Khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ tiền phí vận tải quốc tế cho hãng tàu nước ngoài hoặc bên thứ ba, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng.
• Cách thức thể hiện trên hóa đơn: Trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch thu hộ. Dòng thuế suất và tiền thuế GTGT được xác định dựa trên chính sách thuế áp dụng cho dịch vụ vận tải quốc tế (thông thường dịch vụ vận tải quốc tế đủ điều kiện sẽ áp dụng thuế suất 0% hoặc thuộc đối tượng không chịu thuế tùy theo từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC).
• Trường hợp không phải lập hóa đơn: Nếu doanh nghiệp chỉ nhận tiền chi hộ từ khách hàng để thanh toán cho bên thứ ba và chứng từ thanh toán mang tên khách hàng, thì khi nhận tiền và chi tiền, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định.

2. Điều kiện xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Để các khoản chi phí liên quan đến phí vận tải quốc tế (bao gồm cả khoản phí nhờ thu hộ) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Tính thực tế của khoản chi: Khoản chi phí vận tải quốc tế phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Cụ thể là hóa đơn GTGT của đơn vị thu hộ (nếu thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn) hoặc hóa đơn của hãng tàu, kèm theo các chứng từ, hợp đồng dịch vụ vận chuyển quốc tế.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT và thuế TNDN.
• Hợp đồng và thỏa thuận rõ ràng: Giữa các bên phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng dịch vụ quy định rõ về việc ủy quyền thu hộ, chi hộ phí vận tải quốc tế để làm cơ sở pháp lý giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.

3. Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 53947/CTHN-TTHT giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hạch toán kế toán và khai thuế đối với các giao dịch trung gian trong ngành vận tải. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phân biệt rõ ràng giữa hoạt động cung cấp dịch vụ trực tiếp và hoạt động thu hộ, chi hộ để áp dụng đúng hóa đơn và thuế suất.
• Rà soát lại toàn bộ hệ thống chứng từ thanh toán, đặc biệt là các khoản thanh toán trên 20 triệu đồng để tránh nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng vận chuyển, tờ khai hải quan (nếu có), hóa đơn thu hộ và chứng từ thanh toán ngân hàng để chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi.